Access数据库介绍以及练习

模块六 Access数据库应用

Access2003数据库是Office2003软件包系列产品的一员，它属于桌面关系数据库管理系统，提供了一个数据管理工具包和应用程序的开发环境，主要适用于小型数据库系统的开发，如利用它作为后台数据库制作动态网页等，Access2003工作窗口类似于Internet Explorer操作界面，并尽可能地保持与Office其他应用程序界面的一致性，使得熟悉IE、Word、Excel等软件操作的用户很容易地学会Access2003的操作。

Access2003数据库是许多数据对象的集合，包含表、查询、窗体、报表等对象。建立Access2003数据库即是创建诸多与特定应用有关的对象，这些数据库对象均保存在一个以.mdb为扩展名的数据库文件中。操作时，用户只要单击左窗格中的对象就可进入相应功能的操作界面。

Access2003提供了7种对象，以概括数据库应用开发所需的功能。其主要对象及功能为：

1、 表：用于存放数据的二维表状结构，由若干行和列组成。一个数据库可包含一个或多个数据表。提供了设计视图和数据表视图。设计视图用于创建和修改表结构，为用户提供了可视化的定义表结构的方法。

数据表视图以表格的形式向用户提供了直观的数据录入、修改和删除等数据维护功能，同时还提供了数据筛选、排序、打印、数据导出等其他功能。

2、 查询：查询用于在一个或多个数据表内查找选定的数据或对数据进行统计汇总，也可利用查询进行数据表的生成、删除和替换等。

3、 窗体：利用窗体可以创建用户应用程序窗口，方便数据的输入、修改、显示等。窗体可利用向导一步步地建立，也可利用窗体设计视图进行可视化手式创建。

4、 报表：报表对象用来设计和打印报表，可以在报表设计视图中控制每个要打印元素的大小、位置和显示方式，使报表按照用户所需的方式显示和打印。

除了以上对象外，Access2003数据库还包括数据访问页对象、宏对象及模块对象。

项目一 建立学生成绩数据库

项目说明

本项目要求应用Access2003创建一个学生成绩数据库，包括利用设计视图建立表结构，

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利用数据表视图输入、修改表记录等。

项目分析

Access2003是一个易学易用、功能强大的桌面数据库管理系统, 利用它可以方便地创建一个数据库。创建时先根据需要确定数据库所要包含的数据表，以及每个数据表的结构。

任务1 创建学生成绩空数据库

分析或说明：本任务创建一个没有数据的学生成绩数据库，文件名为“学生成绩.mdb”，保存在D盘根目录。

步骤：

1、 单击“开始→所有程序→Microsoft Office→Microsoft Access2003”菜单，启动Access2003。

2、 单击“文件→新建”菜单项，然后再单击右边任务窗格中的“空数据库”项，弹出“文件新建数据库”对话框。

3、 在“文件新建数据库”对话框中单击“保存位置”处的下拉箭头，选择D盘。

4、 在文件名处输入“学生成绩.mdb”，单击“创建”按钮，如图6-1-1所示。

图6-1-1 创建学生成绩空数据库

任务2 创建学生表结构

分析或说明：建立Access表首先要创建表结构。表结构包括字段名、字段数据类型及字段说明、字段属性、主键、索引等内容。本任务是在学生成绩数据库中创建“学生表”，表结构如下表：

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学生表结构

字段意义

学号

姓名

系别

性别

出生日期

身高

步骤：

1、 在数据库窗口左侧单击“表”对象，选中“使用设计器创建表”项，单击“新建”按钮，如图6-1-2 所示。

2、 在弹出的对话框中选择“设计视图”，单击“确定”按钮，如图6-1-3所示。

字段名称

SNO

SNAME

DEPART

SEX

BDATE

HEIGHT

数据类型（长度）

文本（4）

文本（8）

文本（10）

文本（1）

日期

数字（双精度）

说明

主键

图6-1-2 创建数据表

图6-1-3 设计视图

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3、 在“字段名”下输入“SNO”，“数据类型”选择“文本”，在下面的“常规”选项卡的“字段大小”处输入4。

4、 依次输入其他字段信息，如图6-1-4所示。

图6-1-4 输入字段信息

5、 全部字段输入完成选择“SNO”，单击工具栏上“主键”按钮，将字段“SNO”设置为该表的主键，再单击工具栏上的“保存”按钮，输入数据表名“学生表”。

6、 用同样的方法创建“课程表”和“选课成绩表”。

课程表结构

字段意义

课程号

课程名

学时

开课时间

选课成绩表结构

字段意义

学号

课程号

成绩

任务3 利用数据表视图输入、修改、删除记录

字段名称

SNO

CNO

GRADE

数据类型（长度）

文本（4）

文本（5）

数字（双精度）

说明

外关键字

外关键字

组合主键

字段名称

CNO

CNAME

LHOUR

SEMESTER

数据类型（长度）

文本（5）

文本（10）

数字（整型）

文本（2）

说明

主键

4

分析或说明：数据表结构建立后里面并没有记录（数据），此时可利用“数据表视图”进行记录的输入和编辑了。此时若发现结构设置不当，导致不能正确输入数据，可选择“视图”菜单中“设计视图”命令进行结构修改。修改完成后，再选择“视图”菜单中“数据表视图”命令进行记录修改。

步骤：

1、 在数据库窗口中双击“学生表”将其打开。

2、 在“数据表视图”中依次输入第一行记录的各字段内容。

3、 单击要修改的单元格，使光标定位在某字符前，可直接对原值进行修改。

4、 单击要删除的记录行，选择“编辑→删除记录”菜单项，即可删除相应的记录，如图6-1-5所示。

5、 用相同的方法输入“课程表”和“选课成绩表”记录。

图6-1-5 学生表

图6-1-6 课程表

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图6-1-7 选课成绩表

项目总结

Access2003是Office2003中的一个组件，是较为流行的桌面关系型数据库管理系统，同其前面的版本相比，Access2003的操作界面更加友好，新增了许多任务窗格和阅读版式视图特性，功能更加强大和完善。本项目是用Access2003创建一个学生成绩数据库，利用设计视图建立表结构，利用数据表视图输入、修改表记录等，由于都是在可视界面下进行，所以操作较简单。

拓展延伸

1、数据库的基本概念

（1）数据和信息

所谓数据，在一般意义上被认为是对客观事物特征所进行的一种抽象化、符号化的表示。如某人的身高、体重等都是数据，它们描述了一个人的某些特征。数据可以有不同的表示形式：数值型、非数值型，还可以是图像声音等多媒体数据。总之凡是能被计算机处理的对象都可以称为数据。

信息通常被认为是有一定含义的、经过加工处理的、对决策有价值的数据。数据处理是指将数据转换成信息的过程，从数据处理的角度来看，信息是一种被加工成特定形式的数据。如一个排球队的平均身高就是由各人的身高这些数据经过加工处理后得到的非常有用的信息。所以，信息与数据是密切相关的，数据是信息的载体，它表示了信息；信息是数据的内涵。

信息是有价值的，其价值取决于它的准确性、及时性、完整性和可靠性。为了提高信息的价值就必须用科学的方法来管理信息，这种方法就是数据库技术。

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（2）数据库（database简称DB）

是指存储在计算机存储设备上、结构化的相关数据的集合。数据库中的数据必须按一定的规则（数据模型）来存储（就是结构化）。此外存储在数据库中的数据彼此之间是有一定联系的。可见数据库不仅包括描述事物的数据还反映了相关事物之间的联系。

（3）数据库管理系统（database management system 简称DBMS）

数据库管理系统是为数据库的建立、使用和维护而配置的系统软件。它建立在操作系统的基础上对数据库进行统一的管理和控制。

数据库管理系统的主要功能有：

 数据定义功能DDL

 数据操纵功能DML

 数据库的运行管理功能（是核心）

 数据库的建立与维护功能

 数据通信功能

（4）数据库系统（database system 简称DBS）

是指引进数据库技术后的计算机系统，它不仅包括数据库本身，还包括相应的硬件、软件和各类人员。

2、常用的数据库管理系统

数据库中的数据是有结构的，这种结构反映出事物间的联系。数据库中数据的组织结构称为数据模型，常用的数据模型有层次模型、网状模型和关系模型。其中基于关系数据模型的DBMS是目前使用最为广泛的数据库管理系统。例如Visual FoxPro、Access、SQL Server、Oracle、Sybase等。

Access数据库管理系统是微软公司在90年代初推出的基于Windows操作系统的数据库管理系统，作为Office应用软件包中的一员，和Word、Excel一样简单易学。利用它内置的专业工具和操作向导，能够在短时间内构造出一个数据库应用系统。用它开发数据库管理软件，一般不需要编写程序，只要根据任务选择必要的命令，就能开发出简单、实用的应用软件，有效地处理日常数据。

Access的数据库格式.mdb是VB默认的访问数据库，它提供的开发语言VBA与动态网页（DHTML）和活动服务器（ASP）的VBScript相通。有VB语言基础，利用Access中的VBA就能开发出功能强大的应用程序系统。而且Access提供了导入、导出其他所有关系型数据库文件、文本文件和Excel文件的功能，在Access2003中还能直接生成数据访问页和建立

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后台为SQL Server数据服务器的.adp项目文件，具有强大的前台开发功能。因此Access已成为当前人们首选的桌面数据库管理系统。

3、关系数据库的组成

（1）数据表

数据表的结构是一张由预定义数目的列和可变数目的行所构成的二维数据表。一张表描述一类实体集。如：

学生表

学号

02431陈小蕾

201

02451202

02461203

上表就描述了若干学生实体（一个学生就是一个实体）。其中，列描述了实体的某一属性，相应的名称为属性名（字段名），属性值的取值范围称为域。表中的每个属性必须是不可分的数据项，用来存放同一类型的数据，且来自同一个域。不同的属性可取自同一个域，但属性名必须不同。除第一行外的其他行（存放属性的值），描述了一个具体的实体各方面的情况，称之为记录。同一张表中不可以有两个或两个以上属性值完全相同的记录。

一张表描述一个实体集（不是一个实体）。一个数据库则描述了若干个实体集，（由若干张二维表组成）。一个数据库的多个表之间，同一张表的记录之间以及同一记录的属性之间均遵循无序性的原则，即它们之间的先后次序可任意交换。

（2）关键字

在数据表的诸属性中能够用来惟一标识记录的属性或属性的组合。数据表中的记录由关键字的值惟一确定。有些表中的记录不能由任何一个属性惟一标识，必须由多个属性的组合才能惟一标识。如课程选修表（字段有：学号、课程编号、成绩），则它的关键字就由学号和课程编号两个属性的组合构成。一个表中的关键字的值不能为空，即关键字为空的记录在数据表中不允许存在，否则将无法标识这一记录。

如果一个数据表中有多个属性或属性组合都能用来惟一标识记录，则这些属性或属性组余洁 女 信息工程与网络技术

李泉勇 男 电子商务

姓名 性别

女

计算机应用

专业

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合都称为该数据表的“候选关键字”。

主关键字（主键）：数据表的若干候选关键字中被指定作为关键字的属性或属性组合，称为该表的“主关键字”。

外部关键字（外键）：数据表中的某属性或属性组合不是该表的关键字（或只是关键字的一部分），但却是另一数据表的关键字。

（3）关系

数据库不仅描述数据（实体）本身，而且描述数据间的联系。在关系数据库中，关系严格地建立在两个数据表之间，通过主键和外键之间的映射来描述。数据表之间的关系有三种：一对一关系；一对多关系；多对多关系。

在关系数据库管理系统中多对多关系不应直接存在，而应通过一个中间表将一个多对多关系转换成多个一对多关系。

自我练习

1、 创建“学生.mdb”数据库，建立“学生基本情况表”（姓名、性别、出生年月、所在系科、家庭地址、邮政编码、联系电话）；“成绩表”（高等数学、大学语文、C程序设计、英语、思政、总分、平均分）

2、 根据自己所在班的情况将具体数据输入两张表。

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项目二 查询学生成绩

项目说明

在Access2003中虽然可以直接打开表并对表中的数据进行筛选、排序等操作，但查询才是利用数据库的最有效方法。因此查询与表一样，是很重要的对象类型。

可以简单地将查询分为两大类：（1）选择查询，即通过用户指定的准则从表中检索和显示数据；（2）操作查询，目的是通过操作更改表中的记录。

选择查询是最常见的查询类型，它从一个或多个表中检索数据，并且在数据表中显示结果。也可以使用选择查询来对记录进行分组，并且对记录作总计、计数、平均值及其他类型的计算。

操作查询是维护数据的主要手段。查询分四种类型：删除、更新、追加与生成表。

与表的设计相似，在Access2003中大部分的设计都能在查询设计视图中以可视化方式实现。

项目分析

本项目要求利用查询设计器创建简单查询、汇总查询。

任务1查询学生的各课成绩

分析或说明：本任务利用查询设计器查询学生的各课程成绩，要求输出“学号”、“姓名”、“课程名”、“成绩”，将查询以“查询1”为名保存。

步骤：

1、 单击数据库窗口左侧的“查询”对象，然后双击“在设计视图中创建查询”，打开“显示表”对话框。

2、 依次添加“学生表”、“成绩表”和“选课成绩表”三个表，完成后关闭。

3、 在查询设计视图中依次在各表中选择所需字段，将其拖放到下半部分的“字段“处，如图6-2-1所示。

4、 由于查询结果要求输出“学号”、“姓名”、“课程名”、“成绩”四个字段的内容，所以在查询设计视图下半部分的“显示”处把各字段选中（如果不选中，则查询结果中不显示该字段的内容）。

5、 单击“视图→数据表视图”菜单，查看查询结果，如图6-2-2所示。

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6、 单击“视图→设计视图”菜单，回到查询设计窗口对查询进行修改。

7、 单击工具栏上的“保存”按钮，在弹出的对话框中输入查询名“查询1”，单击“确定”按钮即可。

图6-2-1 查询1设计视图

图6-2-2 查询结果

说明：

（1） 查询可以从单个或多个表中获取数据，添加哪几个表由输出来决定。不需要的表不要添加，否则结果可能不正确。

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（2） 要查询设计视图中，添加数据表后，表与表之间的边线表示两个表之间的联系，它是系统根据表的关键字自动建立的，有时需要手工设置。

（3） 查询输出可以是选定表的任意字段，也可以是计算表达式。

任务2查询满足条件的学生学号和姓名

分析或说明：本任务利用查询设计器查询所有成绩在85分以上的学生学号和姓名，要求输出“学号”和“姓名”，将查询以“查询2”为名保存。

步骤：

1、 单击数据库窗口左侧的“查询”对象，然后双击“在设计视图中创建查询”，打开“显示表”对话框。

2、 依次添加“学生表”和“选课成绩表”二个表，完成后关闭。

3、 在查询设计视图中依次把学生表中的“SNO”、“SNAME”和选课成绩表中的“GRADE”三个字段，拖放到下半部分的“字段“处。

4、 由于查询结果只要求输出“SNO”、“SNAME”二个字段的内容，所以在查询设计视图下半部分的“显示”处把该二个字段选中，将“GRADE”字段处设为不显示。

5、 在“GRADE”字段的“条件”行输入“>=85”，“SNO”字段“排序”行设置为“升序”，如图6-2-3所示。

6、 单击“视图→数据表视图”菜单，查看查询结果。

7、 单击“视图→设计视图”菜单，可回到查询设计窗口，对查询进行修改。

8、 单击工具栏上的“保存”按钮，在弹出的对话框中输入查询名“查询2”，单击“确定”按钮即可。

任务3查询各系科男、女学生人数

分析或说明：本任务利用查询设计器查询各系科男、女学生的人数，要求输出系科、性别及人数，将查询以“查询3”为名保存。

步骤：

1、 单击数据库窗口左侧的“查询”对象，然后双击“在设计视图中创建查询”，打开“显示表”对话框。

2、 添加“学生”表。

3、 单击工具栏∑按钮，显示出“总计”行。

4、 在查询设计视图中依次选择“DEPART”、“SEX”、“SNO”（这里选择了学号字段只是为了进行统计记录个数，实际上可选择任何其他字段）。

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分别在“DEPART”、“SEX”字段的总计行，选择“GROUP BY”(题目要求按系别、性别进行统计，因此应按系别、性别来分组)。

图6-2-3查询2设计视图

5、 在“SNO”字段的“总计”行，设置为“COUNT”。

6、 将光标放在“SNO”字段前，输入“人数：”（“：”在英文状态下输入），查询结果的列名将变为“人数”，如图6-2-4所示。

7、 单击“视图→数据表视图”菜单，查看查询结果。

8、 单击工具栏上的“保存”按钮，在弹出的对话框中输入查询名“查询3”，单击“确定”按钮即可。

说明：

（1）查询可以从单个或多个表中查询原始数据，而且可对其进行汇总查询。所谓汇总查询，就是对原始数据进行统计分析，如统计学生成绩总分，按系别统计男、女人数等。在进行汇总查询时，通常要使用以下几个总计方法：

Group By 分组统计

Sum 对指定字段求和

Avg 对指定字段求平均值Min 对指定字段求最小值

Max 对指定字段求最大值

Coun 统计记录个数

Where 筛选条件

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图6-2-4查询3设计视图

任务4统计每个学生选课门数、总分及平均分

分析或说明：本任务利用查询设计器查询统计学生的选课门数、总分和平均分，要求输出姓名、选课门数、总分和平均分，将查询以“查询4”为名保存。

步骤：

1、 单击数据库窗口左侧的“查询”对象，然后双击“在设计视图中创建查询”，打开“显示表”对话框。

2、 添加“学生表”和“选课成绩表”，并为二个表的“SNO”字段建立联系。

3、 单击工具栏∑按钮，显示出“总计”行。

4、 在查询设计视图中依次选择“SNO”、“SNAME”、“GRADE”字段。

5、 再添加一个“SNO”字段（这里选择了学号字段只是为了进行统计记录个数，实际上可选择任何其他字段）和“GRADE”字段。

6、 分别在“SNO”、“SNAME”字段的总计行，选择“GROUP BY”。

7、 将第二个“SNO”字段改成“门数: SNO”，并把“总计”行设置为“COUNT”。

8、 将二个“GRADE”字段分别改成“总分: GRADE”和“平均分: GRADE”，并把“总计”行设置为“SUM”和“AVG”，如图6-2-5所示。

9、 单击“视图→数据表视图”菜单，查看查询结果。

10、

单击工具栏上的“保存”按钮，在弹出的对话框中输入查询名“查询4”，单14

击“确定”按钮即可。

图6-2-5 查询4设计视图

项目总结

查询是数据库提供的一种功能强大的管理工具，可以按照用户所指定的各种条件来进行查询。查询是专门用来进行数据检索，以及进行数据加工的一种重要的数据库对象。查询是通过从一个或多个表中提取数据创建而成的，查询的结果可以作为其他对象的数据源。在任何数据库管理系统中都是一个最为基本的工具，本项目主要是用查询设计器来各种创建查询。

拓展延伸

1、 结构化查询设计语言SQL

SQL是结构化查询设计语言（Structure Query Lannguage）的缩写。在1974年由Boyce等人提出并应用在IBM公司的关系型数据库系统上。由于它功能丰富、语言简洁，所以备受用户及计算机业界的欢迎，被众多计算机公司和软件公司采用，经各公司的不断修改，扩充和完善，SQL语言最终发展成为关系数据库的标准语言。

SQL之所以会成为国际标准，是因为它是一个综合的、功能极强同时又简单易学的语言。SQL语言集数据查询、数据操纵、数据定义和数据控制功能于一体。

2、 SQL的数据查询语句

建立查询除了可以用查询设计器以外，还可以直接利用SQL语句创建。在查询设计器中单击“视图”→“SQL视图”菜单项，在查询窗口中输入SQL查询语句即可。

（1）语句格式

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Select [All | Distinct]<目标列表达式>[，<目标列表达>]„„

From <表名>[,<表名>]„„

[Where<条件>]

[Group By <列名>[Having<条件>]]

[Order By<列名>[Asc|Desc]]

（2）功能

根据Where子句的条件从表中找出满足条件的记录，按Select子句中的目标列选取出记录中的字段形成结果。如果有Order By子句，则结果根据列名的升序或降序排序； 如果有Group By子句，则将结果按列名分组，分组的条件用[Having<条件>]给出。

自我练习

1、 根据“学生.mdb”数据库中的两张数据表查询1990年以后出生的男生，显示所有字段信息。

2、 利用查询设计器查询查询英语成绩在90分以上的男女学生人数。

3、 利用查询设计器查询平均分小于60分的信息工程系学生的姓名、性别、平均分

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