使用Microsoft Access开发小型的管理信息系统-2011

实验设计指南使用MicrosoftOfficeAccess开发小型的管理信息系统编写：鄢丹时间：2011-5武汉理工大学管理学院

目录第一部分建表..........................................................................................................21.1学习目的....................................................................................................21.2基础知识....................................................................................................21.3建表方法....................................................................................................3第二部分建查询......................................................................................................92.1学习目的....................................................................................................92.2基础知识....................................................................................................92.3建查询方法................................................................................................9第三部分建报表....................................................................................................113.1学习目的..................................................................................................113.2基础知识..................................................................................................113.3建报表方法..............................................................................................11第四部分建窗体....................................................................................................144.1学习目的..................................................................................................144.2基础知识..................................................................................................144.3建窗体方法..............................................................................................144.4建切换窗体方法......................................................................................151

第一部分建表1.1学习目的（一）明确数据库设计的任务。（二）熟悉和掌握数据库中表的创建方法。（三）熟悉和掌握如何设置字段。（四）熟悉和掌握如何设置关键字。（五）熟悉和掌握如何建立表间的关系。1.2基础知识（一）数据库基本概念数据（Data）：描述事物的符号记录；客观事物的属性值。数据反映了客观事物的特性。数据库（Database）：存储在计算机内、有组织、可共享的数据集合。按一定的数据模型组织、描述和存储，具有较小的冗余度、较高的数据独立性和易扩展性，可被多个不同用户共享。数据库管理系统（DBMS，DataBaseManagementSystem）：在操作系统支持下运行的专门用于数据管理的大型软件。DBMS统一管理、控制数据库的建立、运用和维护，使用户方便地定义和操纵数据库，并能够保证数据的安全性和完整性，提供多个用户对数据库的并发使用，还能在数据库发生故障后进行系统恢复。数据库系统（DBS，DataBaseSystem）：引入数据库的计算机系统。DBS组成包括：计算机硬件、计算机软件、数据库、DBMS及开发工具、应用系统、数据库管理员（DBA，DatabaseAdministrator）和用户。（二）关系数据库概述关系型数据库系统RDBMS（RelationDataBaseManagementSystem）是以数据的关系模型为基础，根据自己定义的关系来存储、处理和管理数据库信息的系统。Access数据库是一个典型的关系型数据库。Access关系数据库是数据库对象的集合。数据库对象包括：表（Table）、查询（Query）、窗体（Form）、报表（Report）、数据访问页（Page）、宏（Macro）和模块（Module）。在每一个数据库中，可以拥有多个表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块。这些数据库对象都存储在同一个以mdb为扩展名的数据库文件中。使用Access时，可以为每一种类型的信息创建一个表，将数据分别存放在自己创建的表中，并建立起表与表之间的关系；然后使用查询，从一个或多个表中查找符合条件的数据；使用窗体，编辑表中的数据；使用报表，分析、汇总表中的数据，并可以根据实际的需要将所需的数据打印出来；利用数据访问页，查看、编辑Web页；使用宏，自动完成事先定义好的一系列操作；通过嵌入模块，在Access上开发出功能更完善的数据库管理系统。数据库中的每一个表都具有自己唯一的表名称，都是由行和列组成，其中每一列包括了2

该列名称、数据类型，以及列的其他属性等信息，而行则具体包含某一列的记录或数据。为了存储与使用数据，可对每一类信息创建一张表，此后就能在窗体、报表或数据访问页中将多个表中的数据组织到一起，以及定义表之间的关系，以便于查找和检索仅满足指定条件的数据。（三）Access关系数据库的表间关系Access关系数据库的表间关系有三种：一对一、一对多和多对多关系。（1）如果两个表仅有一个相关字段是主关键字或惟一索引，则为这两个表创建一对多关系。其中惟一索引指的是通过字段的“索引”属性设置为“是（无重复）索引”。（2）如果两个表的相关字段都是主关键字或惟一索引，则为这两个表创建一对一关系。（3）多对多关系是使用第三个表创建的两个一对多关系，第三个表的主关键字包含来源于两个不同表的两个字段的外部关键字。1.3建表方法根据某电器公司从事销售管理工作的需要，使用Access设计一个管理信息数据库。数据库主题是“销售管理信息系统”，数据库文件名为“”，主要涉及的实体是“客户”、“产品”，联系是“订单”。这里假设一个订单只能订购一个产品，客户与产品是多对多的关系。（一）新建数据库并创建表在使用Access建立用于构成数据库的表、窗体和其他对象之前，设计数据库是很重要的。因为无论是使用Access的数据库或项目，都需要一个能够有效而且准确、及时地完成所需功能的数据库。新建一个数据库，文件名定义为：。打开Access，按照界面提示，即可新建数据库。建立“产品”表，表名定义为：Product。产品表结构为表1所示。表1Product产品表结构表表名字段名称数据类型字段大小操作说明product产品产品代码产品名称类别代码文本文本文本6206产品编号，主键产品类别Access中创建表的方法。通过“设计视图”来创建一个“产品”表。（1）打开sales数据库，在数据库窗口中单击“新建”按钮。然后在图1中所示的“新建表”对话框的列表中选定“设计视图”项，并单击“确定”按钮。此后，屏幕上显示出名为“表1”的表结构设计窗体。3

图1表结构设计窗体（2）在表设计视图中，可以定义新表中的字段，以及字段类型，还能为每一个字段制定简短的说明。通过该窗体右下方的信息框，还可读到各种与操作有关的提示信息。在“字段名称”栏中输入字段名后，单击“数据类型”栏，如图2所示。Access会自动将此字段设置为默认的数据类型：文本。若要设置为别的类型，只需要单击该栏，让一个下拉按钮显示出来后，即可通过单击它弹出如图3所示的下拉菜单，用来选择指定新的数据类型。接下来可以分别设置“产品代码”、“产品名称”、“类别代码”等字段。4

图2表1的字段设置图3数据类型图4product表的字段设置（3）关闭“表1”的窗体，弹出是否保存对“表1”的设计进行更改的对话框，选择“是”。在“另存为”对话框中输入表名称：Product，单击“确定”按钮。在“是否创建主键”对话框中，选择“否”。（4）回到Product表设计视图，选中“产品代码”行，单击鼠标右键，在弹出菜单中5

选择“主键”选项，将产品代码设为主键。如图4所示。Product表创建完成。在sales数据中，创建“客户”表，表名定义为：customer。客户表结构如表2。创建“类别”表，表名定义为：sort。类别表结构如表3。创建“订单”表，表名定义为：order。订单表结构如表4。表2customer客户表表名字段名称数据类型文本文本文本文本文本文本字段大小620822030零售商，经销商大、中、小操作说明Customer客户客户代码客户名称客户类型客户规模客户电话客户地址客户编号，主键表3sort类别表表名字段名称数据类型文本字段大小6操作说明sort类别类别代码类别编号，主键类别名称文本16表4order订单表表名字段名称数据类型文本文本文本货币数字日期/时间字段大小666操作说明order订单表订单代码客户代码产品代码产品单价产品数量下单时间订单编号，主键客户表查阅产品表查阅定价，标准整型，默认值0下订单的年月日至此，数据库的四个基本表customer，product，sort，order已建好。6

（二）在表输入数据在表中输入数据，有两种方法：直接输入，获取外部数据导入。直接输入。打开数据库，双击customer表，进入数据表视图，在窗体中直接输入具体的客户信息。如图5所示。图5Access中的customer表获取外部数据导入。以在产品表product中，导入产品的信息为例。获取外部数据导入的步骤如下。（1）点击开始——程序——附件，打开记事本。新建一个文本文件：产品表内容.txt。在此文本中输入产品表的内容，如图6所示。图6产品表的文本内容（2）打开数据库，选中Access“文件”菜单中的“获取外部数据”菜单项；选择“导入”；文件类型为文本文件，选取产品表内容.txt；单击“导入”按钮。（3）打开“导入文本向导”对话框，选择“带分隔符-用逗号或制表符之类的符号分隔每个”字段，单击“下一步”按钮。接着，选择字段分隔符为“逗号”，单击“下一步”按钮。（4）打开“导入文本向导”对话框，导入数据到现有的表中，在文本框中输入表名：“product”，并单击“完成”按钮，完成了产品信息的导入。类别表sort，订单表order的内容，可采用通过表浏览窗体直接输入数据的方法或者导入数据的方法。类别表sort的内容为图7所示。订单表order的内容为图8所示。7

图7Access中的sort表图8Access中的order表（三）建立表间关系为已创建好的四个表customer，product，sort，order，建立表间的关系。为几张表建立关系的目的就是要让它们组成关系数据库，也就是成为“相关表”。主要涉及的实体是“客户”、“产品”，联系是“订单”。这里假设一个订单只能订购一个产品，客户与产品是多对多的关系。将客户表customer与订单表order，通过关键字“客户代码”，建立表间一对多关系。（1）在“数据库”窗口中，打开“工具”菜单，选择“关系”选项，进入“关系”窗口，弹出“显示表”对话框。（2）在“显示表”对话框中，将表customer，product，sort，order逐一添加到“关系”窗口总，然后关闭“显示表”对话框。（3）在“关系”窗口中，将customer表中的“客户代码”字段拖到order表的“客户代码”字段位置，弹出“编辑关系”对话框。说明：在大多数的情况下，Access要求将表中的主键字段拖动到其他表中为外部键的相似字段（通常具有相同的名称）。（4）在“编辑关系”对话框中，选择“实施参照完整性”，再单击“创建”按钮，两表之间的一对多关系完成。按以上步骤，将类别表sort与产品表product，通过关键字“类别代码”，建立表间一对多关系。表间关联创建完毕。关闭“关系”窗口，保存关系。建好的表间关系如图9所示。图9Access中的各表之间的关系8

第二部分建查询2.1学习目的（一）熟悉和掌握如何利用“设计视图”创建查询。（二）熟悉和掌握如何利用“简单查询向导”创建查询。2.2基础知识（一）查询（Query）在Access关系数据库中查询（Query）是根据用户给定条件在指定的表中筛选记录或者进一步对筛选出来的记录做某种操作的数据库对象。利用查询对象不仅可以检索一个数据表中的数据，还可以检索多个数据表中的数据，生成查询表，并以数据表格的形式显示出来。这里需要注意的是，查询表与表对象是有着本质的区别：查询表的表格是虚拟的，它是基于数据表的，查询表的内容和形式都随着查询条件和表对象中内容的变化而变化。（二）选择查询Access的选择查询可以在指定的表或已建好的其他查询中获取满足给定条件的记录，有效地解决了数据的检索问题。2.3建查询方法（一）利用“设计视图”创建查询在数据库中，建立一个查询，命名为“详细订单”，查询下列字段：订单代码，客户名称，产品名称，产品单价，产品数量，总金额，下单时间（总金额=产品单价*产品数量）。（1）打开数据库，在“数据库”窗口中，选中“查询”对象，选择“新建”，打开“新建查询”对话框，选中“设计视图”选项，并单击“确定”按钮；在“显示表”对话框中，逐一添加表：customer，product，order。（2）建立选择查询。名为“详细订单”的有关订单情况的多表查询，如图10所示。9

图10建立详细订单的选择查询（3）单击工具栏上的“保存”按钮，输入查询名称：详细订单，并单击“确定”按钮。（4）选择“查询”菜单中的“运行”选项或单击工具栏中的“！”（运行）按钮。可见查询结果。（二）利用“简单查询向导”创建查询建立一个查询，命名为“详细客户”，查询下列字段：客户名称，客户类型，客户规模，客户电话，客户地址。（1）打开数据库，在“数据库”窗口中，选中“查询”对象，选择“新建”，打开“新建查询”对话框，选中“简单查询向导”选项，并单击“确定”按钮。（2）打开“简单查询向导”对话框，在“表/查询”下拉列表框中，选定“表：customer”，“可用字段”列表框中便会列出该表的所有字段。（3）在“可用字段”列表框中，选定customer表中的“客户名称”字段，单击向右的箭头按钮，“客户名称”字段便出现在“选定的字段”列表框中。按此方法逐一选定customer表中的客户名称，客户类型，客户规模，客户电话，客户地址等5个字段。然后单击“下一步”按钮。（4）在“简单查询向导”对话框中，输入查询标题：详细客户。（5）最后，单击“完成”按钮。“详细客户”查询结果如图11所示。图11“详细客户”查询的显示结果10

第三部分建报表3.1学习目的（一）熟悉和掌握如何利用“自动创建报表”工具栏建立纵栏式报表。（二）熟悉和掌握如何利用“自动创建报表”工具栏建立表格式报表。（三）熟悉和掌握如何利用“报表向导”建立报表。3.2基础知识报表（Report）是为计算、归类、汇总、排序数据而设计的一种数据库对象。在数据库管理系统中，大多数用户最终目的是想得到有关数据信息的一张或多张报表，并打印出来。在传统的关系数据库开发环境中，要通过繁琐的编程实现报表的打印。而在Access中，可以使用报表对象，轻松地进行打印输出地设计。报表对象允许用户不用编程仅通过可视化地直观操作就可以设计报表打印格式。报表对象不仅能够提供方便快捷、功能强大的报表打印格式，而且能够对数据进行分组统计和计算。3.3建报表方法（一）利用“自动创建报表”工具建立纵栏式报表以“详细客户”查询为数据来源，创建一个纵栏式报表。（1）打开数据库，在“数据库”窗口中，选中“报表”对象，选择“新建”，打开“新建报表”对话框，在列表中选定“自动创建报表：纵栏式”选项，选择该对象数据的来源表或查询：“详细客户”查询，并“确定”按钮。如图12所示。图12新建报表11

（2）自动生成报表，并进入该报表的预览窗口；关闭该预览窗口，提示是否保存对报表“报表1”的设计更改，选择“是”，将报表文件保存为“详细客户情况表”。（3）在“数据库”窗口中，选中“报表”对象：详细客户情况表，并单击工具条上的“设计”按钮。可打开报表设计窗口，对该报表的设计布局进行重新调整。（4）关闭报表设计窗口，并保存对报表所做的修改。生成的报表如图13所示。图13“详细客户”报表（二）利用“自动创建报表”工具建立纵栏式报表以“详细订单”查询为数据来源，创建一个表格式报表。（1）打开数据库，在“数据库”窗口中，选中“报表”对象，选择“新建”，打开“新建报表”对话框，在列表中选定“自动创建报表：表格式”选项，选择该对象数据的来源表或查询：“详细订单”查询，并“确定”按钮。这与利用“自动创建报表”工具建立纵栏式报表类似，只不过换成建立表格式，以“详细订单”查询为数据来源。（2）自动生成报表，并进入该报表的预览窗口；关闭该预览窗口，提示是否保存对报表“报表1”的设计更改，选择“是”，将报表文件保存为“详细订单情况表”。12

（3）在“数据库”窗口中，选中“报表”对象：“详细订单情况表”，并单击工具条上的“设计”按钮。打开报表设计窗口，对该报表的设计布局进行重新调整。（4）关闭报表设计窗口，并保存对报表所做的修改。生成的报表如图14所示。图14“详细订单情况表”报表（三）利用“报表向导”建立报表打开数据库，在“数据库”窗口中，选中“报表”对象，选择“新建”，打开“新建报表”对话框，在列表中选定“报表向导”选项，选择该对象数据的来源表或查询，并“确定”按钮。按照提示，进行下一步，即可完成报表的建立。13

第四部分建窗体4.1学习目的熟悉和掌握创建窗体的过程。4.2基础知识窗体（Form）也是Access中的一种对象，它使用计算机屏幕将数据库中的表或查询中的数据显示出来。由于很多数据库都不是创建者自己使用的，所以还要考虑到别的使用者的方便，建立一个友好的使用界面将会给他们带来很大的便利，让更多的使用者都能根据窗口中的提示完成自己的工作，这是建立窗体的基本目标。在Access中，有关数据输入、输出界面的设计都是通过窗体对象来实现的。窗体对象允许用户采用可视化的直观操作设计数据输入、输出界面的结构和布局。Access为方便用户设计窗体提供了若干个控件（control），每一个控件均被视为独立的对象。用户可以通过直观的操作在窗体中设置控件，调整控件的大小和布局。4.3建窗体方法建立窗体的方法很多，有利用“窗体向导”，利用“自动创建窗体：表格式”，利用“设计视图”等多种方法建立窗体。利用“设计视图”创建“订单信息维护”窗体。（1）打开数据库，在“数据库”窗口中，选中“窗体”对象，选择“新建”，打开“新建窗体”对话框，在列表中选定“设计视图”选项，选择该对象数据的来源表：订单表order，并单击“确定”按钮。（2）进入窗体设计窗口，调整窗口大小，将数据源窗口中的字段逐个拖到窗体中，并调整控件大小。（3）打开窗体的属性窗口，将滚动条设为“两者均无”；最大最小化按钮设为“无”；记录选定器设为“无”；设置窗体背景，在“图片”属性中确定背景图片，并保存对窗体属性所做的修改。（4）添加“删除记录”按钮。从工具箱中选取命令按钮拖到窗体中，打开“命令按钮向导”对话框，从“类别”列表中选择“记录操作”选项，在“操作”列表中选择“删除记录”选项，并单击“下一步”按钮。（5）确定在按钮上显示文本还是图片，选中“文本”单选按钮，输入按钮上显示的文本：删除记录，并单击“下一步”按钮。（6）输入命令按钮的名称：删除记录1，并单击“完成”按钮。（7）应用步骤（4）~（6）的方法，逐一添加“添加记录”按钮、“撤消记录”按钮、14

“保存记录”按钮。注意：在“命令按钮向导”对话框，从“类别”列表中选择“记录操作”选项，在“操作”列表中选择相应的记录操作选项。（8）从工具箱中选取命令按钮拖到窗体中，打开“命令按钮向导”对话框，从“类别”列表中选择“窗体操作”选项，在“操作”列表中选择“关闭窗体”选项，并单击“下一步”按钮；在应用步骤（5）~（6）的方法，添加“关闭窗体”按钮。（9）保存所设计的“订单信息维护”窗体，完成的窗体如图15所示。图15“订单信息维护”窗体4.4建切换窗体方法“切换面板”是一种特殊的窗体，它的用途主要是为了打开数据库中其余的窗体和报表。使用“切换面板”，可以将一组窗体和报表组织在一起形成一个统一的与用户交互的界面，而不需要一次又一次的单独打开和切换相关的窗口和报表。下面举例说明“切换面板”的创建过程。如在前面，创建了“订单信息维护”，“客户信息查询”，窗体，创建“切换面板”窗体，通过切换面板将这两个窗体联系在一起，形成一个界面统一的数据库系统。操作步骤如下。（1）单击“工具”菜单，选择“数据库实用工具”，执行“切换面板管理器”命令。如果询问是否建立新的切换面板，单击“是”。弹出如图16所示的“切换面板管理器”窗口。15

图16切换面板管理器窗口（2）单击“新建”按钮，在弹出的对话框的“切换面板页名”文本框输入“销售管理信息系统”，如图17所示。图17新建切换面板页名窗口（3）单击“确定”按钮，回到“切换面板管理器”窗口，如图18所示，此时，在“切换面板管理器”窗口添加了“销售管理信息系统”项。图18切换面板管理器切换面板页窗口16

（4）选择“销售管理信息系统”，单击“编辑”按钮，弹出如图19对话框。图19编辑切换面板页窗口操作前（5）单击“新建”按钮，弹出如图20所示的对话框。图20编辑切换面板项目窗口（6）在弹出的对话框的“文本”文本框内输入“订单信息维护”，在“命令”下拉列表框中选择“在‘编辑’模式下打开窗体”，在“窗体”下拉列表框内选择“订单信息维护”，单击“确定”按钮，回到“切换面板页对话框”。（7）此时，在“切换面板页”上已经有了一个项目。重复（5）、（6）步，新建“客户信息查询”项目。这时的“编辑切换面板页”对话框如图21所示，现在已有两个项目，单击“关闭”按钮。图21编辑切换面板页窗口操作后17

（8）在“切换面板管理器”窗口选择“销售管理信息系统”，单击“创建默认”按钮，使新创建切换面板加入到“窗体”对象中，单击“关闭”按钮。（9）切换面板的创建工作已经完成。在数据库窗口的窗体列表中单击“切换面板”窗体，将出现如图22所示的切换面板。图22销售管理信息系统主窗口单击该面板中的不同项目，将会出现不同的窗体。进一步，可以为该切换面板增添更多的项目，例如将报表、页和宏操作加入至面板中。这样，“销售管理信息系统”数据库以一个统一的界面展现在用户面前。用户将不再需要一个接一个地打开表、查询和窗体，只需要选择不同的项目即可。在该切换面板中，可以增加一些图片、标签等来美化和说明该切换面板。18