“协作办公利器”—ONLYOFFICE 入门指南

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写在前面

最近因为工作需要，需要找一个可以协作办公的工具，综合评估之后最终使用了ONLYOFFICE，我选择它的主要原因是这三个：

1. 开源因此经济实惠，比其他主流产品更划算
2. 可以部署在自己的服务器上，自己控制数据安全
3. 可以将ONLYOFFICE集成至自己的平台

目录

写在前面

一、ONLYOFFICE介绍

1.1 注册登录

1.2 使用测试

1.3 使用总结

二、特色功能

2.1 智谱 AI

2.2 ChatGPT 集成

三、新版本7.5抢先看 

3.1 全新的PDF编辑器

3.2 文档编辑器更新

3.3 电子表格更新

3.4 演示文稿更新

四、总结

一、ONLYOFFICE介绍

在现代办公环境中，高效的协作工具是成功的关键。ONLYOFFICE是一个全面的办公协作解决方案，下面我们就来详细看一下吧

1.1 注册登录

首先打开官方链接，为您的企业获得免费的协作空间 | ONLYOFFICE

他们针对企业和开发者有不同的产品，大家可以根据需要选择。

今天作为介绍版本，我选择的是协作空间，它个人使用完全免费，而且多人在线协作更方便。

点击注册云端版，就会看到以下界面

注册成功之后，就可以登录了

登录成功，会看到下面效果：

1.2 使用测试

下面我们针对协作空间来简单做下测试

1.2.1 新建房间

点击创左上角房间旁边的创建，即可创建房间建

房间的创建有两种选择，可以为某个项目创建自定义房间，这样能设置更多的访问权限。也可以创建自己的房间，然后邀请其他人加入，如下图

我选择的是第二种，下面填入创建房间的信息

创建成功之后，可以看到下面结果，房间名称是刚刚输入的，成员目前是我自己，如果需要邀请，可以点击右上角图标进行邀请。

邀请时还可以指定设置权限，比如邀请一个人只允许可查看，下面是详细的权限说明

1.2.2 新建文档

下面我们来建个文档看下效果，点击创建文档，就会弹出下面弹框，输入需要创建的文档名称，点击创建就可以了。

创建成功如下图：

1.2.3 文档测试

打开文档，可以看到功能还是很齐全的，基本上涵盖了所有的操作。我们操作一下功能试试：

写篇文章试试

1.2.4 插件测试

我们看下插件，默认插件目前是这么多，

ZhiPu是我安装的，如果你想要其他的插件，可以点击插件管理去安装

1.3 使用总结

ONLYOFFICE协作空间是一款免费且开源的Office协作办公套件，支持桌面端和移动端等多平台。

它的优点主要包括：

• 集成了文本文档、电子表格、演示文稿、表单、PDF等多种文件类型的处理功能。
• 提供了创建协作房间并设置便捷的访问权限的功能，便于团队进行高效协作。
• 拥有强大的团队协作特性，如实时协作编辑和评论，版本控制等。
• 部署简单，可以在云端使用，也可以自行托管在其他云端服务器或在本地使用预配置的安装程序。
• 数据安全得到全面控制和管理，用户能对自己的信息有足够的掌控。

然而，它也存在一些缺点：

• 在用户体验方面仍有待优化和提高，比如某些功能可能不够完善或者易用性不强。

总的来说，ONLYOFFICE协作空间凭借其免费、开源以及强大的团队协作特性等优点，成为了一个值得考虑的办公软件和云办公解决方案。

二、特色功能

在简单的使用之后，我们来看下他的特色功能吧

2.1 智谱 AI

智谱AI是一款为与中国市场无缝协作而量身打造的插件，实质上与ChatGPT插件功能相同。这款插件已在ONLYOFFICE的插件市场上线，由林剑波同学开发

智谱 AI 插件是基于 GLM 模型 API 所开发的。与 ChatGPT 插件不同的是，它的 AI 服务来自国内的智普公司，相比 OpenAI 提供的 AI 服务，智谱 AI 可以在国内不受限制地进行访问，具有更好的网络响应速度，同时在中文理解上更胜一筹。

特别值得一提的是，智谱AI插件具有几个非常实用的功能：

1. 总结文本：这一功能让研究、决策和内容分析更简单，帮用户节省了宝贵的时间和精力。路径是：智谱Copilot -> 总结。

1. 解释内容：这一功能为用户提供详细的解释，对学生、研究人员和专业人士而言，是很有价值的工具。路径是：智谱Copilot -> 解释。

1. 语言翻译：支持多语言翻译

另外还有“生成文本”、“与 AI 对话”等功能。

这些特性使得智谱AI成为一款强大的工具，能够极大地提升ONLYOFFICE的使用体验。

2.2 ChatGPT 集成

当安装在ONLYOFFICE中后，它可以在使用ONLYOFFICE的任何功能时提供帮助，如。

• 自动生成摘要
• 提取关键词

2.2.1 自动生成摘要

使用方法：选择目标文本并从“文本分析”上下文菜单中选择“摘要”（Summarize）。摘要会显示在所选文本下方：

2.2.2 提取关键词：

使用方法：先选中文本，然后从“文本分析”上下文菜单中选择“关键词”（Keywords）：

例如，当你在编写文档或电子表格时，如果需要快速生成一些公式、段落或知识点，你可以直接从ChatGPT插件中获取。

这种便利性使得这款插件对于教师、学生、研究人员等各类用户都具有极高的实用价值。

2.2.3 使用方法

安装和使用ChatGPT插件的步骤如下：

1. 打开ONLYOFFICE桌面版并登录你的账号；
2. 在主界面的顶部菜单栏中找到并点击“插件”选项；
3. 在弹出的插件管理窗口中，找到“ChatGPT”并点击“安装”；

安装完成后，可以在需要使用的地方直接调用ChatGPT，它将为我们提供所需的信息和帮助。

三、新版本7.5抢先看 

ONLYOFFICE 文档 7.5版本为用户提供了一系列特色功能，以增强办公效率和用户体验。简单介绍一下这四个方面的新功能：

1. 全新的PDF编辑器
2. 文档编辑器更新
3. 电子表格更新
4. 演示文稿更新

3.1 全新的PDF编辑器

PDF 是业务工作流中极为常用的文件格式。我们常常需要打开各种 PDF 格式的宣传册，填写和签署与合作伙伴及同事的协议和合同等。

这次7.5版本他们推出了首版 PDF 编辑器，支持注释（包括文本突出显示、下划线和删除线）、表单填写、评论和绘图等功能。

3.2 文档编辑器更新

文档编辑器新的的功能主要有：

• 自动断字
  • 启用这个功能后，您在写作文档时就无需在行尾手动断字了：更改页边距时，单词会在需要的地方自动断字
  • 设置路径：“布局”选项卡

• 智能段落选择
  • 启用这项设置并且选择了整个段落（但没有段落符号），这个符号会自动添加到选中的部分中。
  • 设置路径：“文件”选项卡 -> “高级设置”-> “编辑和保存”-> “使用智能段落选择”
• 编辑时移除内容控件
  • 启用并更改插入的控件元素的内容时，控件本身会被自动删除，但其内容会被保留。手动点击“移除内容控件”选项时，情形是一样的。

3.3 电子表格更新

7.5版本电子表格新增的功能如下：

• 保留应用的 CSV 分隔符：
  • 打开 CSV 文件时，最后选择的设置（分隔符和编码）会被保存在本地存储中，这样就不必每次都做更改。
  • 设置路径：“布局”选项卡
• 显示公式与单元格之间的关系
  • 如要检查公式，可以使用“追踪引用单元格”和“追踪从属单元格”选项，就可以通过追踪箭头，以图形方式显示和跟踪这些单元格和公式之间的关系。
  • 设置路径：“公式”选项卡
• 添加图片到页眉和页脚
  • 通过添加图片、徽标等，对电子表格的上边框和下边框做自定义设置。
  • 设置路径：“布局”选项卡 -> 页眉和页脚 -> 插入 -> 图片

3.4 演示文稿更新

演示文稿新增的功能简单介绍如下：

• 演示文稿编辑器新设计的颜色
  • 重新设计演示文稿编辑器的颜色，这样能跟PDF编辑器区分开来。

• 切换方式-变形
  • 可以使用它以动画方式从一张幻灯片平滑地移动到下一张。可以将它应用于对象、字词和字母。

四、总结

ONLYOFFICE是一套提供的办公协作解决方案，它的目标是帮助个人、团队和组织实现协作、文档管理和办公自动化。

以下是ONLYOFFICE的一些关键特点和组成部分：

• 文档处理：ONLYOFFICE的文档处理应用程序允许用户创建、编辑和协作文档，支持多种格式，包括DOCX、XLSX、PPTX等。它还提供了实时协作功能，多用户可以同时编辑文档。
• 电子表格处理：可以使用它创建和编辑电子表格，还支持复杂的计算和数据分析任务。
• 幻灯片演示：可以创建漂亮的幻灯片演示，包括多媒体元素和过渡效果。
• 电子邮件和日历：还提供了集成的电子邮件和日历应用程序，用于组织日常工作和通信。
• 项目管理：包括一个项目管理工具，用于协调任务和项目，分配资源和跟踪进度。
• 云和本地部署：可以在云端使用，用户可以访问他们的文档和数据，也可以选择在本地服务器上进行部署，以满足数据隐私和安全需求。
• 集成和插件：支持与各种第三方应用程序和服务的集成，包括云存储服务（如Google Drive、Dropbox）、第三方身份验证、LDAP等。
• 跨平台支持：可以在各种操作系统上使用，包括Windows、Linux和macOS，还提供了iOS+Android，使用户可以在移动设备上访问和编辑文档。
• 开放源代码选项：有一个开源版本，允许用户自己托管和自定义平台，以满足特定需求。

ONLYOFFICE 最大的好处在于协同工作的能力。可以采用 ONLYOFFICE 为公司的小组建立一个共同的服务器，让同事可以协同工作，避免合并文档的痛苦。对于经常修改需求或者文档操作频繁的小组很实用。

在外观上，ONLYOFFICE 的功能区模仿了微软 Office 365 功能区的设计风格，用户能快速上手。此外，ONLYOFFICE 对微软 Office 文件格式（.docx .xlsx 以及 .pptx）的兼容性更好，方便用户与他人共享文件。

总的来说，ONLYOFFICE提供了一个全面的办公协作解决方案，使用户能够创建、编辑和共享文档，以及管理项目和日程安排，无论是在云中还是本地服务器上部署，都可以满足不同组织和个人的需求。

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