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为什么你的word,这!么!难!用!

我想说的是,word很强大,如果你觉得不好用,那一定是因为你不会正确的使用它

希望这篇文章能带你真正入门word

话不多说,让我们开始吧!

1、样式 —— 最强排版神器

看看这个你最常见到的选项卡:

你真的好好用过它吗?

很多人以为它只是一个预设字体而已,大错特错!

如果仅仅只是设置字体,那它还不配自己占这么大一块空间

除了设置字体,它还能设置这些:

这几乎涵盖了所有需要调整的格式内容

所以怎么使用它呢?

首先右键点击某个预设样式,点击修改

进入样式设置界面,我们依次介绍每个模块的作用:

第一个是属性模块,这里需要设置的不多,但是它也十分重要

首先就是这个样式的名称,你可以根据自己的情况修改,比如改成 “论文一级标题

样式类型和样式基准一般不用修改,第二个需要我们改的是“后续段落样式

这个的意思就是说,你打完这个标题,回车换行以后下一段的样式是什么

例如:你已经设置了“论文二级标题”的样式,那么你可以将后续段落样式改成“论文二级标题

这样每次你输完一级标题,回车后的格式就是你需要的二级标题,简直不要太方便!

第二个就是格式模块,用来设置你需要的字体格式

这里没什么好说的,只讲一个小技巧

有些人可能没有注意,其实中文和西文的格式是可以单独设置

这样就能做到:在同一个样式下,输入中文是宋体,输入英文是新罗马字体,是不是很神奇呢?

最后一个就是样式的作用范围,建议 选择“基于该模板的新文档”,这样通过该模板创建的副本也能使用相同的样式库

前面的算是一些基础设置,点开左下角的格式按钮,你会发现还有很多可以自定义的选项

这里我们只说一下用的最多的段落设置:

首先是大纲级别:这个是必须要设置的,比如后面自动生成目录,就需要靠它来实现,设置也很简单,一级标题大纲级别就是一级,以此类推,直到大纲级别为正文

其次是缩进,这里用的最多的应该是正文的首行缩进,同样根据需要设置就好

 

当然,除了上面的手动设置,还有一种更简便的方法

那就是找一个已经设置好格式的模板,根据已经设好的格式来建立样式库

比如这样:右键点击一个标题,用它的格式创建一个样式

根据上面的介绍,分别设置好一级标题,二级标题,三级标题和正文,以及图片格式,注释格式,引用格式,参考文献格式等等,这样你就有了一个属于自己的样式库,排版从此不再是一件难事!

对于自带的多余样式,完全可以删掉它,因为样式库只基于当前文档,不会影响其他文档

样式设置部分到此结束,其实还有很多内容可以深入,碍于篇幅就留给你们慢慢探索

哦对了,设置样式还有个好处,当你想更改文章格式,不需要一个一个的手动再去改,只要修改样式,那么应用这个样式的所有内容都会自动更改

 

2、页眉、页脚 —— 其实没有你想的那么难

很多人一看到页眉页脚就头疼,每次都要一页一页的设置,有时候改着改着,一会前面的乱了,一会后面的又乱了,怎么都设置不好

页眉页脚设置不好,肯定是你没有设置下面这个东西

分节符

不知道有多少人从来没听说过它,但它却是一个十分重要的工具,打开插入选项卡,第一个功能区,你看到的应该是这样的:

说实话我也不知道微软为什么不把分节符直接放到这里,如果你和我一样在这里找不到分节符

那就请使用word顶部的搜索栏,输入“分节符”,这里为了使用方便,我直接添加到了快速访问工具

点开这个功能,添加分节符

问题来了,分节符是干嘛用的呢,应该添加到哪呢?

首先,分节符是干嘛用的?

举个简单的例子你就明白了:

假设你写了一篇论文

里面分了七个章节

那么这七个章节怎么让word区分呢?

答案是用分节符

注意分节符不是给人看的,是用来让软件区分你的章节的,只有软件知道了你的文章结构,它才能让你更加方便的设置一些东西(比如页眉页脚)

应该把它添加到哪个位置呢?

其实也很简单,只需要在每一章的末尾或者开头添加即可

添加时有一个小技巧,先把后一章的内容放到前一章后面,也就是不要分两页,然后在后一章标题最左侧添加分页分节符

这时后一章会自动放到下一页,而且不会出现多余的换行符,分节符同时起到了分页的作用

当然,特殊页也需要添加分节符,比如摘要目录,它们的页眉页脚一般和后面不关联,所以必须单独分节

 

设置好分节符,页眉页脚就很容易设置了

word的逻辑是:

每一节保持相同的页眉页脚

我们分开来说:

页眉

上面说了,每一节都会保持相同的页眉,一般写论文每一章的页眉都是保持相同,所以无需额外的设置,每一节单独输入即可

但是要注意取消勾选“链接到前一节”,它会强制将这一节的页眉和上一节同步

另外这里再补充一个小技巧,如果某一页不需要页眉,而页眉那条横线又一直都在,这时只需要输入:ctrl+shift+N 即可删除页眉横线

页脚

页脚设置的一般都是页码

而word默认的页码编码方式是:每一节都从1开始重新编号

但是写论文的话,页码肯定是要从1一直到最后一页不间断的,这时候只需要进行如下设置:

注意每一节的起始页都要这样设置,然后页码就会从第一页一直到最后一页不间断

 

页眉页脚部分介绍到此结束

 

3、公式编号

这个其实很简单,举个例子你就会:

比如输入公式

A=sin x

如何实现在公式右侧增加编号呢?

只需在公式后面输入#编号

A=sin x #(1.1)

把光标移动到最后一个字符,回车

你就得到了带有编号的公式:

A=sin x                                (1.1)

注意:该方法仅适用于通过word的“公式”插入的式子,如果你是手动输入的普通字符则无效

此外word的公式插入只支持.docx,不支持旧版.doc,所以如果你的公式按钮是灰色的,请将文档转换为新格式

 

4、目录生成

如果你根据前面的说明设置了大纲级别,那么只需要在“引用”—“目录”选项卡点击生成自动目录即可:

自动目录会根据你的大纲级别自动分级,生成带有缩进的目录

如果你不满意自动目录的样式,有两种办法:

一种是先自动生成,再对生成的目录修改样式

另一种是生成之前设置好自定义目录样式

 

5、无法删除的页

使用word,有时会碰到一种奇怪的现象

就是你发现某一页没有任何内容,只剩一个换行符,或者干脆换行符页也不显示了

此时如果你按删除(←)按钮,你会发现这一页删不掉

相反,删掉的是上一页的最后一个字

这种情况下,你只需要点一下这个无法删除的页,或者选中换行符

按下ctrl+delete

你会发现,世界清净了...

 

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