Access2010数据表知识点全解

Access2010单元2 建立和维护数据表知识点

任务1 建立数据表

一、关于表的基本概念。

表：是数据库中最基本的对象，一切数据只存储于表中。

字段：是指表中的列，一个表最多255个字段。

记录：是指表中的行。

字段名：最大长度不超过64个字符，字段名中不能有点、叹号、中括号（.![]），可以有空格但不能在前面。

主键：又叫主关键字，关于主键应掌握以下几点：

①主键值能惟一地标识表中记录。

②一个表只能有一个主键。

③主键可以由一个字段，也可以由多个字段组成。

④主键的值不可重复，也不可为空(NULL)。

⑤Access自动按主键值的顺序显示表中的记录，如果没有定义主键，则按输入记录的顺序显示表中的记录。

⑥建立主键是两个表建立关联的基础。

⑦虽然主键不是必需的，但最好为每个表都设置一个主键。

⑧自动编号型字段可自动创建为主键，创建了主键的字段自动创建为无重复的索引。

外键：又称为外关键字，另一个表的主键在当前表中称为外键。

二、Access 2010的数据类型（12个）：

①文本：最大长度255个字符，默认255个字符。用于存储文本和数字。

②数字：在“字段大小”属性中有7个选项：字节、整型、长整型（默认）、小数、单精度、双精度、同步复制ID。

③货币：系统自动显示人民币符号和千位分节逗号。

④备注：长度一般大于255个字符，不超过65535个字符。

⑤日期/时间：用于存储日期或时间。

⑥自动编号：系统自动指定（递增或随机）唯一的顺序号，删除后不能再生成。

⑦是/否：用于保存只有两种状态的数据。

⑧OLE对象：主要用于存放图形、声音、图像等对象，可以采用嵌入和连接两种方式。

⑨超链接：主要用于存放网址。

⑩附件：用于在一个字段中存储多个不同类型的文件，比如可以是Word文档和图片文件。

○11计算：把多个字段值经过运算作为该字段值。

○12查阅向导：提供一个建立字段内容的组合框。

三、创建表的方法：

0、Access数据表的视图

（1）数据表的4种视图：

①设计视图：主要用于创建及修改表结构、定义字段属性。

②数据表视图：主要用于输入、显示、编辑数据。

③数据透视表视图：

④数据透视图视图：

（2）4种视图之间的切换：

工具栏上的“视图”按钮：，在工具栏最左端，单击小三角形选择各视图。

1、利用设计视图创建表：

（1）打开设计视图的方法：“创建”选项卡→“表格”功能区→“表设计”按钮。

（2）、设计视图的结构：表的设计视图分为上下两部分，上半部分这字段输入区，从左至右分别是：字段选择器、字段名称、数据类型、说明；下半部分是字段属性区，用于设置字段的各种属性。

设计视图如下页图所示。

（3）、使用设计视图创建表结构一般步骤是：

①输入字段名，②选择字段类型，③选择或输入字段属性，④设置字段关键字，⑤输入表名称并保存表结构，⑥返回到数据表视图输入表中数据。

2、通过输入数据创建表，步骤如下：

①“创建”选项卡→“表格”功能区→“表”按钮，进入数据表视图。

②单击数据表中字段名称栏上的“单击以添加”，选择要添加字段的字段类型，即添加“字段1”，双击“字段1”，改名为需要的字段名称。

③重复些操作，依次添加“字段2、字段3，……”，并改名为需要的字段名称。

④输入各记录值。

⑤保存表。

⑥进入设计视图修改各字段其他属性。

3、复制表：

如果需要的表跟数据库中某个表差不多，可进行数据表的复制，达到快速创建表的目的。

复制表的方法是：在数据库中选择表→“复制”→“粘贴”→出现“粘贴表方式”对话框，在对话框中输入新表名，选择“粘贴选项”：①只粘贴结构，②结构和数据，③将数据追加到已有的表。

4、导入表：

Access可以与其他软件进行数据交换，比如微软的电子表格Excel、ODBC数据库。

把Excel中的表导入到Access中的操作方法：“外部数据”选项卡→“导入并链接”功能区→选择导入的数据类型（Excel）→出现“获取外部数据”对话框。找到需要导入的文件，选择存储方式和存储位置。

四、输入数据表数据

1、文本型、数字型、货币型、备注型、日期/时间型、超链接直接往数据表中输入数据。

2、自动编号型字段由系统自动产生，不需要用户输入，有“递增、随机”两种顺序。

3、是/否型字段的输入用鼠标单击。

4、OLE对象型字段的输入：

①右击输入位置→“插入对象”命令。

②在对话框中选择“由文件创建”，找到图片或声音等文件。

③如果没有现存的，可以选“新建”然后选择一个应用程序立即创建。

④在对话框中，有一个“链接”复选框，如果选中，表示插入的这幅图是以“链接”的方式插入到表中的，否则是以“嵌入”的方式插入到表中的。

⑤链接和嵌入的概念：

OLE是Object Linking and Embedding的缩写，直译为对象链接与嵌入。

链接：把OLE对象的位置信息和文件名保存在OLE对象字段中，即建立一个指向源文件的关系，数据库中不存储源文件的副本，比较节省磁盘空间，但源文件作了修改后OLE字段的内容会相应改变。

嵌入：将OLE对象的副本保存在数据库表的OLE对象字段中，这样源文件和OLE对象更改时，互不影响，但嵌入对象会比链接对象在数据库中占用更多的存储空间。

5、查阅向导型字段在表中直接选择输入，不需要打字。

6、“记录选择区”中几个符号的说明：

①：表示正在编辑该记录。

②：插入新记录的行，最后一行。

能说出导航栏上③（黄背景色）：该记录正被选中。

各部分的名称

五、定位记录

1、使用导航栏定位当前记录

导航栏位于数据表最下面：.

2、使用光标键定位当前记录

键盘上的上下方向键，PageUp、PageDown、Home、End、Tab等都能改变当前记录。

3、使用菜单命令定位当前记录

“开始”选项卡→“查找”功能区→“转至”下拉按钮，下面的选项与导航按钮的差不多。

4、使用鼠标单击定位当前记录

单击任何一条记录的任何位置，该记录就变成了当前记录。

六、数据的查找

1、数据的查找指的是查找某一数据是否在表中出现。查到后会把该记录变成当前记录。

2、查找方法：①Ctrl+F，②“开始”选项卡→“查找”功能区→“查找”按钮。

3、在“查找和替换”对话框中的“查找”选项卡中（如右图），

①在“查找内容”后输入要查找的内容。

②在“查找范围”后选择整个表还是当前字段。

③在“匹配”后有三个选项：

字段任何部分：查找内容是字段中的一部分。

整个字段：查找内容与整个字段完全相同。

字段开头：查找内容是字段开头若干字符。

④在“搜索”后有三个选项：

向上：从当前光标开始向上查找，当前光标以下的就不查找。

向下：从当前光标开始向上查找，当前光标以上的就不查找。

全部：把“查找范围”内的所以数据全部查找一遍。

⑤如果查找的是英文字符，还有一个“区分大小写”的复选按钮。

⑥全部设置完成后，单击“查找下一个”按钮。

⑦如果查找成功，找到的数据会被选中，该记录变成当前记录；如果找不到，会出现一个“没有找到搜索项”的对话框。

⑧如果还要查找看还有没有满足条件的记录，可以再一次单击“查找下一个”（重复⑥⑦）。

七、数据的替换

1、数据的替换是指把表中某一数据替换为另一数据，往往用于批量修改数据。

2、替换方法：①Ctrl+H，②“开始”选项卡→“查找”功能区→“替换”按钮。

3、“查找和替换”是同一对话框，所以替换与查找有很多设置相同，只是“替换”选项卡中多一个“替换为”行，用于填写要替换的内容。

4、替换的按钮有：

“替换”按钮：只替换第一个查找到的数据。

“全部替换”按钮：替换所有与查找内容相同的数据。

八、修改表的结构：一般在设计视图中修改，某些修改也可以在数据表视图中进行。

1、在设计视图中修改表结构：

在数据库窗口中选中要修改结构的表，单击“设计”按钮，就进入到表的设计视图。

①修改字段：像创建表结构一样可以方便地修改字段名、字段类型、字段大小及字段的各种属性。②删除字段：进行“删除行”的操作：按钮、右击。

③增加字段：进行“插入行”的操作：按钮、右击。插入的空白行在当前行之前。

④移动字段：选中字段再拖动字段前的黑色三角形。

2、在数据表视图中修改表结构：

打开数据表，就是数据表视图。在数据表视图中，除了不能修改字段类型、字段大小、字段属性，其他操作都可以，但方法有点不一样。

①修改字段名：双击字段名，输入新字段名。

②删除字段：进行“删除列”的操作：右击名称→删除字段。

③增加字段：进行“插入列”的操作：右击名称→插入字段。插入的空白列在当前列之前，插入的列默认是文本型，要在设计视图中改为需要的字段类型。

④移动字段：选中字段再拖动字段名。

九、删除记录

1、删除目的：节约存储空间，提高数据库运行速度。

2、删除方法：

①“开始”选项卡→“记录”功能区→“删除记录”按钮

②选择记录→“Delete”键

③右击记录选区→删除记录

3、特别强调：删除的记录不能恢复，不能用“撤消”操作进行还原。

任务2 设置字段属性

一、字段大小：

1、文本型在此输入最大字符数，最大255，默认255；

2、数字型在此选择类型(7个)：整型、长整型、单精度、双精度等。

3、可以设置字段大小的只有“文本、数字、自动编号”三种字段类型。

二、格式：

1、字段的显示格式，与内部存储无关。

2、数字型和货币型的常用格式有：常规、货币、标准、科学记数。

3、日期/时间型的格式有：常规日期，长、中、短日期，长、中、短时间。

三、输入掩码：控制字段的输入格式，避免一定的输入错误。

常见的“输入掩码”如下表

必须 可以

数 0 9

数、字 A a

字、空 & C

A-Z L ?

记忆方法：数数字字空AZ,0 9 A a & C,L ? must may。（用英文便于押韵）

注意：输入掩码只可对文本型（可以有数字）和日期型字段起作用，且可用向导设置常见的输入掩码。

四、标题：在数据表视图中显示的字段名，或在窗体和报表上显示的标签，未设置标题属性则默认以字段名作标题。

五、默认值：自动输入到该字段中作为新记录的值，往往用于某个字段的内容不变或很少变化或大量相同。

六、有效性规则：用于限制该字段输入值的表达式。

七、有效性文本：当有效性规则不满足时出现的文本。

八、索引：是对字段的一种逻辑排序，可加快查询速度，但会降低更新速度。一个表中可能为多个字段设置索引，但主索引只能设置一个。设置索引时有三种选择：

①无：默认，表示该字段不被索引。

②有（有重复）：允许字段值重复，如姓名、日期的索引。

③有（无重复）：不允许字段值重复。如对编号、身份证号码可设置这种索引。

选择索引后可在“视图”→“索引”对话框中改变“排序次序”为升序或降序。

强调：Ⅰ）定义为主键的字段自动建立无重复的索引。

Ⅱ）不能建立索引的字段类型有：备注型、超链接、OLE对象型。

九、必填字段：有“是”和“否”两种选择值，当选择“是”时，在表中就必须输入数据，不输入光标不能移开。

十、小数位数：当字段类型设置成数字型和货币型后可设置其小数位数。

十一、使用“表达式生成器”：

1、在设置字段属性时，有时需要输入表达式，比如设置“有效性规则、默认值”等。

2、“表达式生成器”的打开方法：①单击表达式输入框后的按钮。

②表格工具“设计”选项卡→“工具”功能区→“生成器”按钮。

3、表达式生成器的结构：

①表达式框，②表达式元素，③表达式类别，④表达式值。

任务3 美化数据表

一、调整数据表的行高和列宽（三种方法）：

1、拖动鼠标：把鼠标放在行或列标识区，当鼠标变为双向箭头时拖动。

2、“开始”选项卡→“记录”功能区→“其他”按钮：可以精确设置“行高”和“字段宽度”。行高的数字单位为“磅”，列宽的数字单位是英文字符数。

3、右击行或列标识区，在快捷菜单中，可以选择精确设置“行高”和“字段宽度”。

4、说明：

①调整行高将改变所有行的高度（行高必须一致）。

②调整列宽只改变单列宽度（列宽可以不一致）。

③双击列标识构中间会自动调整左边一列为适当的宽度。

二、调整字段顺序：选中一列后拖动。

三、设置数据格式：在“开始”选项卡→“文本格式”功能区中。

1、设置字体、字号。

2、设置加粗、倾斜、下划线。

3、设置前景色（字体颜色）、背景色（间隔的）。

4、设置对齐方式：左对齐、居中、右对齐。

5、设置网格线：默认是横竖都有的“交叉”网格线。

6、说明：整张表将成为一个统一的字体格式，不能设置成为像Word或Excel表中那样丰富的字体格式。

四、设置数据表格式：“开始”选项卡→“文本格式”功能区右下角小按钮。

1、设置单元格效果：平面、凸起、凹陷。

2、设置网格线显示方式：水平、垂直。

3、设置背景色、替代背景色、网格线颜色。

4、设置边框和线型。

五、隐藏字段：隐藏的字段暂时不显示。

①右击字段标识区→隐藏字段。

②选中字段→右击选中的字段→隐藏字段。

③“开始”选项卡→“记录”功能区→“其他”下拉按钮→隐藏字段。

④取消隐藏：右击或“其他”下拉按钮→取消隐藏列，出现对话框，从中选择要取消隐藏的列。

六、冻结字段：冻结的字段会一直停留在窗口最左边，不会滚动。

①右击要冻结的字段名→冻结字段（被冻结的列立即移动到窗口最左边）。

②“开始”选项卡→“记录”功能区→“其他”下拉按钮→冻结字段。

③取消冻结：右击字段名→取消冻结所有字段。

④取消冻结后，字段仍然在最左边，要回到原来的位置需人工拖动。

七、显示字段汇总：可以对数字字段进行计算、对文本字段计数。

1、方法：“开始”选项卡→“记录”功能区→按钮。

2、对数字字段可以：合计、平均值、计数、最大值、最小值。

3、对文本字段只能：计数（即统计出记录条数）。

任务4 排序与筛选

一、排序操作：

1、排序的基本概念

排序是对数据表中记录按照某个字段值进行重新排列，便于某种需要进行查看。重新排列后，不影响表的实际含义。。

2、排序分为升序和降序两种方式：

数字型、货币型：按数据从小到大顺序。

升序： 日期/时间型：按日期的先后顺序（较早的日期较小）。

文本型：英文按字典顺序，汉字按拼音的英文字母顺序。

降序：与升序相反。

3、排序的分类：

简单排序：按一个字段进行的排序，也可按相邻多字段排序。

高级排序：按多个字段进行的排序。当按一个字段进行排序有重复的数据项时，可以按多个字段进行排序。多字段排序的原则是：前一个字段值相同时，再按后一个字段排序，所以排序的结果看起来往往后一个字段顺序很“乱”。

4、简单排序的操作步骤：

①打开需要排序的表。

②指定排序字段：单击排序关键字任何位置。

③进行排序：

A．按钮：升序、降序。（“开始”选项卡→“排序和筛选”功能区）

B．单击：单击字段右边的下拉按钮→升序、降序。

C．右击：选中字段（选连续多字段按Shift）→右击→升序、降序。

④取消排序：“开始”选项卡→“排序和筛选”功能区→按钮。

5、高级排序的操作步骤：

①打开需要排序的表。

②“开始”选项卡→“排序和筛选”功能区→“高级”下拉按钮→高级筛选/排序

③在出现的筛选设计器中，在“字段”栏选择要排序的字段，在“排序”栏选择“升序、降序”。

④“开始”选项卡→“排序和筛选”功能区→“高级”下拉按钮→应用筛选/排序

⑤取消排序：“开始”选项卡→“排序和筛选”功能区→按钮。

二、数据筛选

1、筛选的基本概念

筛选：在原表中把符合条件的记录显示出来，不符合条件的记录暂时隐藏起来。

2、筛选分类：

（1）使用公用筛选器：

①文本筛选器：等于、不等于、包含、不包含、开头是、开头不是、结尾是、结尾不是。

②数字筛选器：等于、不等于、大于、小于、期间。

③日期筛选器：等于、不等于、之前、之后、期间（最旧、最新）、期间的所有日期（季度、月份）。

④注意事项：不能对筛选结果再次进行筛选，下次筛选将先清除上次筛选。

（2）按窗体筛选：一次可以指定多个条件。

①打开窗口：“开始”选项卡→“排序和筛选”功能区→“高级”下拉按钮→按窗体筛选。

②在“按窗体筛选”窗口中，分别从各字段下面的下拉列表框中选出筛选条件。

③应用筛选：设置好筛选条件后，一定要进行“应用筛选”这一操作，筛选才会起作用，应用筛选可以用按钮（状态栏中显示“”），也可以使用“筛选和排序”功能区中“高级”下拉按钮下的“应用筛选/排序”。

④取消筛选：可以用按钮（状态栏中显示“”），也可以使用“筛选和排序”功能区中“高级”下拉按钮下的“清除所有筛选器”。

（3）按选定内容筛选：

把与选定内容相关的记录显示出来。可以选定一个字段中的全部内容或部分内容。比如，可以筛选出姓“张”的同学记录，地址中包括“什邡”的记录等。

操作方法：

①打开要进行筛选的表

②可用三种方法“选定内容”：

a.光标停在某个字段值(单元格)中任意地方

b.选择某字段值全部内容

c.选择某字段值部分内容(开头、中间、结尾)

③执行筛选：

“开始”选项卡→“筛选和排序”功能区→“选择”按钮。

④按选定内容筛选可以选择与选定内容相等、不等、大于、小于、包含、不包含、开头是、开头不是、结尾是、结尾不是等等，依选定的内容是文本型、数字型，是选定的开头部分还是结尾部分而定。

（4）高级筛选/排序：

在高级筛选中，可以指定多个复杂的条件，可以使用表达式，还可以把筛选结果进行排序后显示出来。

操作方法：

①“开始”选项卡→“筛选和排序”功能区→“高级”下拉按钮→高级筛选/排序。

②在“高级筛选/排序”设计器中，首先把需要进行筛选的字段从上面字段列表中拖到下面的“字

段”栏中，再把筛选条件输入到“条件、或”栏目中（同一行是逻辑“与”关系，不同行是逻辑“或”关系）。

③运行筛选：两种方式前面已讲到。

（5）取消筛选：

①切换筛选：

A、“开始”选项卡→“筛选和排序”功能区→“切换筛选”按钮。

B、状态栏上单击………………进行切换。

②清除筛选器：

A、单击字段名右边筛选标记下拉菜单中“从……字段清除筛选器”。

B、“开始”选项卡→“筛选和排序”功能区→“高级”下拉按钮→清除所有筛选器。

（6）筛选中可以使用条件表达式

①算术表达式

数学上与Access中比较运算符的写法：

符号名称 数学上的写法 Access中的写法

大于 〉 >

小于 〈 <

等于 ＝ =

不等于 ≠ <>

大于等于 ≥ >=

小于等于 ≤ <=

②日期表达式

Access中的日期要用“#”号来界定。比如二〇一五年一月二十六日，表示为#2015-1-26#。日期比较大小的原则是：按年月日对日期中的数字进行比较，或者简记为：越往前的日期越小越往后的日期越大。比如#2014-10-1#>#1997-11-31#。

任务5 创建表间关系

一、索引的相关知识

1、索引的概念：索引是对表中记录的一种逻辑排序，排序的依据可以针对一列或多列。

2、索引的分类

①主索引：即主键（主关键字），主键值在表中能够唯一确定每条记录，主键可由一个字段或多个字段构成。一个表中只能建立一个主索引。

②唯一索引：字段值不能重复，但一个表中可以建立多个唯一索引。

③普通索引：字段值可以重复。

3、在“设计视图”中建立索引

①打开表的设计视图。

②选择要定义索引的字段名。

③在字段属性区中，在“索引”属性后的下拉列表框中选择合适的索引：

无

索引属性有三个选择

有（有重复）

有（无重复）

4、在索引窗口中建立索引。

①打开索引窗口的方法（必须在表的设计视图中）：单击工具栏上的“索引”按钮。

②在索引窗口中，如下图，可以设置索引的排序次序为升序或降序，可以把索引设置成为主索引或唯一索引，而在设计视图中只能设置成普通索引。

5、建立和取消主键的方法

①在设计视图中打开表。

②选中作为主键的一个字段或多个字段后，单击工具栏上的“主键”按钮，或右击后从快捷菜单中选择“主键”。

6、索引的意义

建立索引是为了提高查询（检索）速度，但会降低更新（修改）速度。

7、不能建立索引的数据类型是：OLE对象

二、表间关系的基本概念

1、在Access中，虽然一个表中可以多达255个字段，但字段过多会造成数据冗余，降低操作速度，不便于数据管理，所以往往在一个数据库中建立多个分门别类的“小表”，然后把这些小的表通过建立关系把它们联系起来。

2、建立表间关系的方法是，通过在每两个表中的一个关联字段，把各表联系起来。关联字段不必有相同的字段名，但必须有相同的数据类型。

3、建立表间的关系只能是一对一、一对多。多对多的关系原则上可以拆分为多个一对多的关系。

三、建立表间关系

1、建立一对一关系：两个表的关联字段必须具有唯一性。

①把两个表的关联字段设置为“主键”（也可设置为无重复索引）。

②使用工具栏上的“关系”按钮（“数据库工具”选项卡→“关系”功能区）。

③在弹出的“关系”窗口中，右击→显示表（或“设计”→“关系”→按钮）。

④在弹出的“显示表”对话框中，选择要建立关系的表→添加。

⑤添加完后关闭显示表对话框，返回到“关系”窗口中。把一个表（主表）中的“关联字段”拖到另一个表（子表）中的“关联字段”上。

⑥在弹出的“编辑关系”对话框中，有选择性地选中“实施参照完整性”、“级联更新相关字段”、“级联删除相关记录”。单击“确定”按钮后，关系建成。

2、建立一对多关系：子表的关联字段不必具有唯一性。

建立方法与建立一对一的关系相同，但子表可以不建立索引或建立有重复索引。

四、特别说明：

1、建立表间关系时，必须关闭与建立关系相关的表。

2、主表的关联字段值可以多于子表，但子表的关联字段值不能多于主表。

3、可实施参照完整性的表间关系必须具备三个条件：

①在主表和子表中，关联字段有相同的数据类型。

②在主表中已经将关联字段索引属性设置为主键。

③在子表中，每条记录在关联字段上的值为空值，或等于主表中某条记录的关联字段值。

4、不选中“级联更新相关字段”复选框时，表示关联的字段不允许更新；选中该复选框时，表示在主表中修改关联字段值时，自动更新子表中对应关联字段的值。

5、不选中“级联删除相关字段”复选框时，表示关联的字段不允许删除；选中该复选框时，表示在主表中删除记录时，自动删除子表中的对应记录。

6、联接类型有：内部联接、左联接、右联接。

五、表间关系的修改和删除：

1、修改表间关系：

①打开“关系”窗口。

②双击“关系线”，或右击“关系线”→“编辑关系”。

③在打开的“编辑关系”对话框中，进行修改后，单击“确定”按钮即可。

2、删除关系

①打开“关系”窗口。

②选中“关系线”。

③按键盘上“Delete”键，或右击“关系线”→“删除”。

六、查阅字段与关系

使用“查阅向导”创建查阅字段过程中，Access自动创建向导中涉及到的两个表之间的关系。

七、使用子数据表：

单击每一行左侧“+”图标，可查看子数据表中的相关数据。

补充：值列表和查阅字段

一、值列表的设置

1、把字段设置成值列表后，就可以在数据表中输入数据时，从下拉列表框中选取数据，达到快速输入数据的目的。

2、设置方法：

①在设计视图中，把要设置为值列表的字段数据类型选择为“文本”或“数字”型（不能是其他数据类型）。

②在下面的属性栏中选择“查阅”选项卡。

③在“显示控件”属性后面下拉列表框中选择“列表框”或“组合框”。

说明：列表框和组合框的差别是：列表框只能在下拉列表中选择数据，而组合框既可以从下拉列表中选择也可以输入框中没有的数据。

④在“行来源类型”属性后面下拉列表框中选择“值列表”。

⑤在“行来源”属性后面输入需要进行选择的数据，各数据之间用英文分号隔开。例如，把性别字段设置为值列表后，在表视图中输入性别时就可以从“男、女”中选了。

二、创建查阅字段

查阅字段是用“数据类型”为“查阅向导”创建的字段，查阅字段与值列表在数据表中输入数据一样，可以从下拉列表框中选择输入，节省输入数据的时间。查阅字段与值列表不同的地方是：值列表的“行来源”是直接输入的，而查阅字段的“行来源”来自于表中。

我们知道我国是个多民族国家，在输入我们的“民族”字段时，可以使用查阅字段，下面就以此为例，说明创建查阅字段的步骤。

1、建立一个查阅字段需要的表：本例创建一个“民族”表，只要一个字段“民族名称”。该表的记录就输入各个民族，例如：汉族、藏族、维吾尔族、蒙古族、壮族、其他。

2、创建查阅字段：

在“学生档案”表的设计视图中，选择“民族”字段的数据类型为“查阅向导…”，根据向导创建查阅字段。

3、在“学生档案”表的表视图中，输入“民族”字段时，就可以从下位列表框中进行选择了。

三、创建计算字段

下面以创建一个“水果销售”表中自动计算金额为例，在表中直接创建计算字段。

1、进入表的设计视图，输入相应字段名及字段类型，如下图。

2、选择“金额”的数据类型为“计算”，这时会弹出一个“表达式生成器”对话框，可以在该对话框中输入金额的计算表达式“[单价]*[数量]”，也可以在“金额”字段的“表达式”属性中输入，如上图。

3、保存表后，在数据表视图中，只要输入了单价、数量，金额就自动填上去了。

单元3任务4 使用SQL查询

一、SQL基本概念：

SQL：Structured Query Language，结构化查询语言，是关系数据库的标准语言。

二、常用SQL语言动词

①创建表：CREATE

②修改表：ALTER 数据定义（对表结构操作）

③删除表：DROP

④插入记录：INSERT

⑤更新数据：UPDATE 数据操作（对表记录操作）

⑥删除记录：DELETE

⑦数据查询：SELECT ――数据查询（功能非常多、使用非常灵活）

三、常用SQL语句的使用

1、CREATE语句：

①功能：创建表结构（空表，无记录）

②格式：Create table <表名>(字段名 字段类型（宽度[,小数位]） [条件]，…)

③例：创建“学生”表，包括：学号，姓名，性别，出生日期，入学成绩，简历。

Create table 学生(学号 char(10) primary key,姓名 char(4) not null,性别 char(1),出生日期 date,入学成绩 single,简历 memo);

说明：①primary key表示主键，即把“学号”字段设为主键。

②not null表示非空，即必须输入数据，不能空起。

③数据类型都使用英文表示：

文本型：char，括号里是字段长度。

数值型：整型（长整型）：integer(long)

短整型：short

单精度：single

双精度：double

日期/时间型：date（time）

是/否型：yesno

备注型：memo

自动编号型：counter

货币型：currency

OLE对象型：OLEobject

2、ALTER语句：

①功能：修改表结构（添加字段、删除字段、改变字段类型）

②格式：

Add 字段名 类型――――增加字段

alter table 表名 drop 字段名 ――――――删除字段

Alter 字段名 类型 ―――修改字段类型

③例：

Ⅰ）添加字段：

Alter table 学生 add 职务 char(10);

Ⅱ）删除字段：

Alter table 学生 drop 简历;

Ⅲ）改变性别字段属性：

Alter table 学生 alter 性别 yesno;

3、DROP语句：

①功能：删除数据表

②格式：Drop table <表名>

③实例：删除学生表：Drop table 学生；

4、插入记录语句：insert

①插入一条记录，给每个字段赋值：

Insert into 学生 values(“2009070223”,“张强”，“男”，#1993-5-23#，“20090702”，“汉族”，)；

②插入一条记录，给部分字段赋值：

Insert into 学生(学号，姓名，出生日期)

values(“2009070223”,“张强”，#1993-5-23#)；

说明：插入的记录都在表的最末尾，不能插入记录到某条记录之前。

5、更新（修改）记录的语句：update

实例：把“学生”表中张强的出生日期改为1993年4月23日

Update 学生 set 出生日期＝#1993-4-23# where 姓名＝“张强”；

6、删除记录的语句：delete

①格式：Delete from <表名> [where <条件>]

②实例：删除张强这条记录

Delete from 学生 where 姓名＝“张强”

特别说明：比较删除记录、删除字段、删除表三个语句。

7、select语句：

（1）select语句的功能：

①实现对数据的筛选（选行）、投影（选列）和连接（多表操作）。

②对数据分组。

③对数据排序。

（2）select语句格式：

Select [all|distinct] [top n] *|<字段名列表>

from <表名1>[，表名2，…]

[where <条件>]

[order by <字段名1>[ asc|desc] [,<字段名2>…]]

[group by <分组字段名>]

说明：①格式中符号说明：[ ]可选，< >必选，| 两边选一。

②distinct：取消重复记录。

③top n：取前n条记录，往往与“order by”连用。

④order by：对后面的字段排序，asc升序，desc降序。多字段排序只写一个“order by”。

⑤group by：对后面的字段分组，分组字段名一般会出现在select后的字段列表中。

“班长”

（3）实例：

①查询所有字段、所有记录

例：查询“教师”表中所有字段、所有记录：

Select * from 教师；

②查询指定字段、所有记录

例：查询“教师”表中“姓名、性别、工作时间、部门”四个字段。

Select 姓名，性别，工作时间，部门 from 教师；

③查询指定字段、满足条件的记录

例1：查询“报名册”表中姓刘学生的所有信息。

Select * from 报名册 where 姓名 like “刘*”;

例2：查询“教师”表中“1992年参加工作的男教师”，显示出“姓名、性别、学历、职称、部门”五个字段。

Select 姓名，性别，学历，职称，部门 from 教师

Where 性别＝“男” and year(工作时间)＝1992；

④对查询结果排序

例：查询“成绩”表中“学号、姓名，成绩”字段，并把结果按成绩升序排列。

Select 学号，姓名，成绩 from 成绩 order by 成绩 asc;

⑤按顺序只取前几名

例：显示“报名册”表中“最近成绩”最高的前5名学生。

Select top 5 * from 14计7报名册 order by 最近成绩 desc;

⑥对查询结果分组，并增加原表中没有的字段

例1：统计“报名册”表中男女生各有多少人。

Select 性别，count(*) as 人数 from 14计7报名册 group by 性别；

结果显示：

注意：分组查询中，最后的字段数一定不要写多了，需要什么就只写什么。

例2：统计“报名册”表中各毕业学校的最近成绩平均分。

Select 毕业学校，avg(最近成绩) as 平均分from 14计7报名册 group by 毕业学校；

查询结果如下页右图。

例3：统计“教师”表中各类职称人数。

Select 职称，count(*) as 人数 from 教师 group by 职称;