名签制作方法

用Office轻松制作姓名牌

分类： Office技巧 2007-10-12 14:00

近来，笔者频繁被一些网友问到这样一个问题：如何利用Office制作出供会议使用的姓名牌？即将一个与会者的姓名文字上下颠倒地编排在一张纸上，打印输出后以对折的形式再装到透明的塑料名牌座上，这样正反两面都可以看到与会者的姓名。

那么，该如何实现这两行文字的上下颠倒排列呢？用常规的“文字方向”来编排是实现不了的。根据笔者的经验，可以用以下三种方法来实现。

Word制作法

用Word的艺术字功能可以实现这一点。

先依次单击Word的“视图|工具栏|绘图”，使Word状态栏上出现艺术字的快捷按钮（斜形A字），单击这个艺术字按钮，在出现的“艺术字库”对话框内，选择左上角第一种艺术字样式，然后，点击“确定”按钮，进入“编辑艺术字文字”对话框，并在文本框中输入姓名文字、设置字体和字号，之后单击“确定”按钮退出。此时，Word文档区域即出现了一行空心的艺术字（若需要的是实心文字，可继续用鼠标右键单击该艺术字，然后执行右键菜单中的“设置艺术字格式”命令，将填充颜色设成纯黑即可），转180。接下来，将该艺术字复制一份并粘贴到其下方，再单击状态栏中的“自由旋转”按钮，下边的艺术字四周即会出现四个绿色的小圆圈，用鼠标按住该艺术字四个绿色小圆圈中的一个并将其旋转.360度即可。

为使姓名牌编排得比较美观，在操作过程中可利用Ctrl+光标键微调艺术字的位置，利用“艺术字”工具栏设置艺术字的字间距等，最后以该编排好的文档为模板编辑其他与会者的姓名文字再打印即可。

Excel制作法

在Excel中同样可以制作出上述效果的姓名牌，用的是它的文本方向设置功能。

先启动Excel软件，在工作簿的A1单元格中键入姓名文字，然后用鼠标右键单击该单元格并执行右键菜单中的“设置单元格格式”命令，在出现的“单元格格式”对话框的“对齐”标签下，将“文本对齐”设成水平居中和垂直居中，“文本方向”设为-90度，然后在B1单元格内键入同样的姓名文字，执行同样的操作，只是最后一步将其文本方向设为90度，再仔细调整行高、列宽和文字大小，之后上述效果会同样呈现眼前。

PowerPoint制作法

PowerPoint也可以胜任这项工作，需要用到的就是它的文本框功能，不同于Word和Excel的是，它的文本框可以自由旋转。

操作步骤为，先启动PowerPoint，在“新建演示文稿”对话框中，选择“空演示文稿”，再单击“确定”按钮，在随后出现的“新幻灯片”对话框中，选取“标题幻灯片”模板，按“确定”按钮新建一个PowerP

oint文档，然后将一个姓名文字输入到文档上边的文本框中，并设置合适的字体和字号，在下边的文本框中也做同样的操作（文本的字体、字号和对齐方式最好和上边的保持一致），最后，选定下边的文本框并执行状态栏中的“自由旋转”命令，同样按住该文本框四个绿色小圆圈中的一个，并将其旋转180度即可。为使姓名牌美观，相应地也可以用Ctrl+光标键微调两个文本框的间距和精确对齐等等。

利用邮件合并功能制作姓名牌

在许多会议召开前，都需要做一些准备工作，其中包括制作姓名牌这项工作，即在同一页纸上打印输出两个不同方向的人员名签。

其实，通过Excel输入人员的姓名，利用Word中的邮件合并功能，经过合理的设置，可以非常方便地实现在同一页纸上打印输出两个不同方向的人员名签。

输入数据

将需要打印名签的所有人员的姓名输入到Excel文件中，表中第一行第一列输入“姓名”，在第二行第一列以后，依次输入需要打印的所有人员的姓名，当姓名全部输入完毕以后，将该文件存贮在C盘根目录下，生成的这个Excel文件内容可以作为Word中邮件合并时的数据来源。

设置打印纸张的页面

在设置需要打印输出名签大小之前，先测量好名签架可装入的纸张大小，一般采用自定义的方法设定纸张的高和宽，在这里设置为240毫米×200毫米，并将四边的页边距设为6毫米。

设置文本框

在Word页面上添加两个并排排列的文本框，每个文本框的高为220毫米，宽为90毫米。两个文本框上下位置取齐。在文本框边框上分别双击鼠标左键，在弹出的设置文本框格式中将线条颜色设为无线条颜色，确定后文本框边框黑线消失。

点击页面中左边的文本框，将文本框中的内容字体设置为黑体，字号设为180。然后在该文本框中点击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“文字方向”（或直接在菜单“格式”中选择“文字方向”），再选择第三种文字方向。点击页面中右边的文本框，设置方法同上，此时选择的文字方向为第一种。将两个文本框中的文本竖向对齐，这样格式设置就完成了。

进行邮件合并操作

点击“工具|邮件合并”菜单选项，在弹出的窗口中进行如下操作。

1. 点击“创建”按钮，在快捷方式中选中“套用信函”，在弹出的对话框中选择“活动窗口”。

2. 点击“获取数据”按钮，在快捷方式中选择“打开数据源”，在弹出的“查找文件”对话框中将文件类型选择为“Ms Excel 工作薄(*.xls)”，选择C盘中的文件，在弹出的对话框中选择“整张电子表格”，再选择“确定”按扭，在弹出的对话框中点击“编辑主文档”按钮，返回到原Word编辑窗口，这时，窗口上方出现一排快捷按钮。

插入合并域

选择左边文本框进入编辑状态，选择“插入合并域”按钮，在弹出的列表中选择“姓名”，这样就在文本

框中插入一个域。同样地，也在右边文本框中插入一个域，设置完毕后，窗口中显示如图4所示的状态。

点击快捷按钮中的 ，这时Word将会自动将文档打开，窗口中显示姓名的两个文本框显示文档中的第一个姓名，两个姓名的方向是相反的。

点击快捷按钮中的左右三角按钮可以在窗口中滚动显示文档中全部人员的内容。在这种状态下，可以直接打印输出某个人的名签内容，打印一个后可以直接打印下一个。也可以利用“合并选项”功能生成一个新的文档，新生成的文档中包含Excel文档中的全部人员姓名，每页显示一个人的名签信息。

我们可以将生成的带邮件合并功能的文档存为Word的一个模版，以后工作中需要进行名签打印时，只需修改文档中需要打印的人员姓名就可以了。

用Word保存网页中的内容

上网看到好的文章、有用的信息，总想将其保存到自己的硬盘上。其实，用Word来保存网上的资料，是不错的选择，因为Word保存的内容便于编辑、处理，可满足您不同的需求。

在网上查到可用的资料，您可以先选中所需内容，然后执行复制操作，在打开的Word文档中执行粘贴命令。复制的内容一般有这样几种情况：纯文字、带有表格的文本和图文混排。针对不同的内容及您的需要，应采取不同的处理方法，以达到满意的效果。

纯文字内容

如果复制的内容是无表格与图片的纯文字形式，当您要保留内容的格式及链接时，直接单击工具栏上的“粘贴”按钮就可以了，网页文字上原有的属性都会保留下来，但这时文档往往显得比较杂乱，需要重新编辑、排版，对其字号、字体、字形、行间距、对齐方式等进行重新设置。

在许多情况下，文档中出现大量的“手工换行符（箭头向下的符号）”，如果您采用删除后再回车的方法来处理，对于长文档来说是很费时的，这时您可以应用Word中的“查找/替换”功能来轻松解决。

在“查找/替换”对话框中，打开“高级”选项，通过特殊字符在“查找内容”框中加上“^I”（手工换行符），在“替换为”框中加上“^p”（段落标记），再单击“全部替换”按钮即可。在有的文档中，有两个“手工换行符”，这时只要在“查找内容”框中加上“^I^I”(两个手工换行符)，再执行“全部替换”操作就可以了。

如果您不需要保留原来的格式及链接，单击“编辑|选择性粘贴”，打开“选择性粘贴”对话框，在“粘贴”选项中选择“无格式文本”，然后确定即可。这样复制后的文本不带有任何格式，略做处理就可以。如果您用的是Word 2002，那就更方便了，直接单击工具栏上的“粘贴”按钮，此时复制的文本是带有格式的，但在复制文本的右下角有一个“选择粘贴”按钮，单击此按钮菜单的“仅保留文本”命令，您的文本立即转化为无格式的文本了。

经过上面的处理，您的文档中可能还有许多无用的空格，再利用“查找/替换”功能将空格删除。

带有表格的文本

有时，我们从网页上复制的内容是带有表格的，给排版带来很大的麻烦，这时我们可以把表格去掉。

您只要将光标移动到表格内的任一位置，单击“表格|转换|表格转换成文本”，弹出一个“表格转换成文本”对话框，再选择“段落标记”或“制表符”等文字分隔符，确定后，表格消失了，而文字完整保留下来，并且文字的格式及链接等都保留着。如果您只需要其文字内容，不想保留有关格式及链接等，利用“选择性粘贴”命令就可以解决。

图文混排形式

对于图文并茂的网页，复制到Word后，默认的图文环绕方式是“嵌入型”，一般还要对文档进行排版，对“文字格式”和“段落格式”进行设置。在利用“段落对话框”设置“行间距”时，下拉列表中提供了“倍距”、“最小值”、“固定值”几个选项，在此特别提醒您不要选择“固定值”选项，原因是选择后，图片会置于文字的下面，被遮盖住，需要将图文环绕方式重新设置为“四周型”等环绕方式，图片才能完全显示出来。将图文复制后，图片与文本的相对位置会发生一定的变化，有时为了某种特殊的需要，欲保持图片与文本的相对位置绝对不改变，可以采用抓图的方法，将网页完整地抓下来，对照着把图片插入到Word中就可以了。

Outlook邮件箱组织管理技巧

分类： Office技巧 2007-10-12 13:25

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Microsoft Outlook 2002及以上版本了提供丰富的收件箱管理设置，可以根据您的需用来自定义收件箱的各种设置，帮助您方便快捷地管理邮件。之前我们介绍了Outlook收件箱组织技巧如按线程分组排序、邮件着色区分、设置字体区分邮件等。

第一部分：按线程对电子邮件分组并按日期排序

按线程对Outlook收件箱中的电子邮件分组并按日期排序(即根据线程分组并按日期排序)可以很容易地掌握电子邮件会话。

操作方法如下：

1.右键单击列标题栏。该栏在电子邮件右上方，包含列标题“发件人”、“主题”等。

2.单击快捷菜单上的“分组依据框”。

3.再次右键单击列标题栏。

4.单击快捷菜单上的“字段选择器”。这将显示“字段选择器”对话框。

5.将“会话”字段拖到“分组依据”框。

现在，了解电子邮件如何按某个主题的会话进行分组，并依据日期和时间按降序进行排序。

注:若要撤消分组和排序，首先显示第 3 和第 4 步中的“字段选择器”对话框，然后将“会话”字段从“分组依据”框拖回到“字段选择器”对话框中。

第二部分：邮件着色区分

给电子邮件着色的作用

您回复电子邮件的快慢通常取决于谁发送了电子邮件和谁是电子邮件的收件人。例如，如果电子邮件是您的经理发送的而且您是唯一收件人，您很有可能需要迅速答复邮件。

另外，您可能想只扫一眼(而无需实际打开电子邮件)就知道电子邮件的收件人是您一个人还是一个小组。您可以通过给电子邮件着色就可以做到这一点。您可以轻松修改收件箱视图，通过设置电子邮件字体颜色的格式来显示着色通知。

给电子邮件着色的方法

1.在“工具”菜单上，单击“组织”，显示“组织收件箱的方法”任务窗格。

2.单击“使用颜色”。

3.单击“收件箱”中的电子邮件，您将发现在“给邮件着色”框中显示的发件人名单。另外，您可以在“给邮件着色”框中自己输入名称。

4.从列表中选择一种颜色。

5.单击“应用颜色”。

6.若要给只发送给您的电子邮件着色，从“显示只发送给我的电子邮件”列表中选择一种颜色。单击“打开”来设置颜色。若要撤消颜色设置，单击“关闭”。

在此示例中，来自 Jay Adams 的邮件被设置为红色，只发送给我的电子邮件设置为蓝色，发送给小组的电子邮件设置为黑色。

注释 若要撤消或选择其他颜色，请执行上述步骤，然后重新选择您的颜色首选项。

第三部分：显示电子邮件龄期

我们还可以通过创建和说明新的用户定义的字段，在 Outlook 收件箱中添加自定义的列，用小时数和天数显示电子邮件的龄期。

具体方法如下：

1.右键单击列标题栏，然后在快捷菜单上单击“字段选择器”。

2.单击“新建”。这将显示“新建字段”对话框。

3.在“类型”列表中，单击“公式”。

4.在“公式”框中，键入以下公式:DateDiff("h",[Received],Now())

5.在“名称”框中输入此公式的名称，比如“电子邮件龄期”，然后单击“确定”。注意，在回到“字段选择器”对话框后，在列表中现在显示“收件箱中用户定义的字段”，并且您刚才定义的字段(“电子邮件龄期”)显示在它的下面。

6.将刚才创建的新字段添加到列标题栏，将其放在“接收时间”列标题的旁边。

7.注意，即使已经添加了新列，但它还没有正确设置格式。若要设置其格式，右键单击该列标题栏。

8.在快捷菜单上，单击“设置列格式”。

9.这将显示“设置列格式”对话框。您早先创建的字段即“电子邮件龄期”字段应当在“可用字段”列表中。单击“电子邮件龄期”。

10.在“公式”框中，键入以下公式:DateDiff("h",[Received],Now()) & " hours ( " & DateDiff("d",[Received],Now()) & " day(s) ) old"

11.单击“确定”。

您现在可以快速方便地看到收件箱内的电子邮件已经接收有多长时间了。

注释 若要撤消该设置，右键单击该列标题栏。下一步，单击快捷菜单上的“字段选择器”。接下来，将“电子邮件龄期”从列标题栏中拖到“字段选择器”对话框中。

第四部分：设置字体区分邮件

今天我们再进一步介绍如何对不同的邮件设置不同的字体属性格式来快速区分。

设置字体属性格式意义

及时答复电子邮件是有效通讯的关键。可以帮助您迅速了解邮件已经接收多久的方法之一是设置收件箱中电子邮件字体属性的格式。

设置邮件字体属性的格式方法

1. 右键单击列标题栏。

2.单击快捷菜单上的“自定义当前视图”。这将显示“视图摘要”对话框。

3.单击“自动设置格式”。这将显示“自动设置格式”对话框。

4.单击“添加”，然后单击“条件”。这将显示“筛选”对话框。

5.单击“高级”选项卡，然后单击“字段”。

6.指向“„日期/时间‟字段”，然后单击“接收时间”。

7.在“条件”列表中，单击“昨天”。

8.单击“添至列表”，然后单击“确定”以关闭“筛选”对话框。

9.返回到“自动设置格式”对话框，单击“字体”以应用格式设置。这将显示“字体”对话框。

10.选择您的字体首选项，然后单击“确定”。

11.在“名称”框中，键入适当的名称。在下面的示例中，所提供的名称是“一天前的电子邮件”。注意，这个名称现在作为“该视图的规则”列表中的一个选项显示。

12.单击“确定”。

为每个需要的格式设置类型重复这些步骤。今天接收的电子邮件通过设置格式后显示为正常字体，昨天的电子邮件显示为斜体，两天前或更早的电子邮件显示为斜体并带有下划线。

注:若要撤消格式设置，请执行上述步骤，并做相应更改。

日志正文

"时间管理"系列图书评价（基本涵盖了国内这方面的全部书籍）

分类： 培训资料 2007-10-11 16:55

很多朋友应该已经看过我GTD时间管理方面的系列文章了，为了研究这个专题大概读了十几本书，目前也算告一段落，把这个系列的书籍评价发出来，也算一个小结。这些书基本上涵盖了国内时间管理方面的全部书籍，大家如果有兴趣研究可以参考一下。不过我要强调一点：我的时间管理是以GTD为基础的，也是以《尽管去做》作为开始的，所以对很多书籍的评价虽然我尽力做到中肯，但不排除由于个人思路问题而存在偏差，具体还要请大家具体判断。

要说GTD自然首推这本，不多说了……

日志正文

《结果第一》是艾伦相隔多年以后的又一力作，整本书以《尽管去做》为基础，对其中很多关键点进行了更进一步的探讨，很多地方虽然没有确切的答案，但提出了优秀的问题，我喜欢的风格！不过依旧和《尽管去做》一个毛病，非常之不流畅。

《高效能人士的七个习惯》是当今最流行的一本书，几乎每个大型外企都在做相关的培训，作者通过七个习惯，形成了一个人生的整体框架，这次重读让我获益颇丰。不过在时间管理方面，作者涉及的内容并不是很多，重点提出了经典的“四象限理论”，这个是大家现在讨论的重点，我也一直在思考这个问题。前几天给Life Pro写了一篇关于是否区分重要程度的文章，就是在重点探讨这一点，后续我会发出来。

（这本书中让我受到启发或者增加内容的东西是我一直没有搞清楚的部分，没有本质上的飞跃，但是让我更加清楚的认清了一个问题，可以说，它是通过另一种手法来写作，引起了我的思考。）

这本小书是很不错的一本书，我个人认为它将对“不能有效确定Project重要性”的朋友带来很大的帮助，而碰巧在我看来几乎每个人都没能很好的区分每个Project的重要性。所以建议每个人都能简单翻阅一下这本时间管理方面的书籍，因为它实在是很薄，才一百多页而已……

下面是几个对我来说有启发的地方，并不是这些东西我以前不知道，而是它帮助我理清了一个思路和顺序：

“你要成为你的关键结果领域绝对优秀的人才，这是你的生活和职业生涯中最重要的事情。”“每个工作都可以分解成大约五至七个关键结果领域，任何一个领域的失败都可能导致全盘皆输。”首先搞清楚工作的关键结果领域，把这些领域的工作能力分成从1到10十个等级，看看自己的优势和劣势——你最弱的关键结果领域会影响你发挥其他技能和能力的水平。问自己一个问题：“哪一项技能，如果我提高并做得出色，就能对我自己的职业生涯产生最大的积极影响？”

日志正文

你的优势在哪里？迄今为止你的生活和事业取得成功的最重要因素是什么？你过去做过的最重要的事情是什么？把精力和时间投入到这些你喜欢和你擅长的事情上来。

你的劣势在哪里？你必须找到决定能否迅速实现个人目标的自身限制因素或限制技能。我本人有什么问题对我构成障碍？什么因素决定我实现想要实现的结果的速度？

从难事入手。

回头整理到思维导图中。

这本算是这个系列的最后几本，大多书籍在我看来了无新意，不过这本给人耳目一新的感觉。其中包含的关键点和理念或许是我早就已经知道的事情，但是作者的思维方式和思路再次让我耳目一新，可以说是他在《高效能人士的七个习惯》之后的又一让我感到震撼的作品！（7个习惯系列的其他作品实在让我有些太失望了！有这本也算增强点我对他的自信……）

不过这本书与GTD的思想有很多冲突的地方，让我感觉需要补充进GTD的内容很多，目前不想投入太大的精力进行研究，不过用不了多久我会重读这本书，做详细的分析、整理，当然，还有思维导图和读书笔记！

这本是作者在七个习惯之后的续篇，当然还包括实践七个习惯、第八个习惯、家庭教育方面的七个习惯等等，不过在我看来大多狗尾续貂，这本中的诸多空白和图表之处更加给人骗页数的感觉。不过如果您喜欢顺着作者的思路读书，并且直接当看到作者提问就可以立刻在书中作答的话，这本书还是可以很好的帮助您反思的自己的。不过我个人不太喜欢这样做，但是不能不说它给我的“古道的GTD”思维导图贡献了很多的力量。

谈时间管理不能不谈到《如何掌控自己的时间和生活》，这本在时间管理历史上存在过深远影响的小书，重读起来依旧可以感受到其中的智慧，但其中的最核心思想：区分重要程度已经被《七个习惯》所替代，更多的内容在现在读来并不具有很现实的意义。

《仓鼠革命》是一本如何应对巨量Emai灾难的小书，本来我拿来阅读是希望从中获得时间管理方面的启发，不过发现这本书内容很专，完全是应对Email方面的东西。我并没有深受此方面的困扰，所以无从评价优劣，不过

日志正文

建议有这方面困扰的朋友看看，毕竟才200页左右。这本书让我感兴趣的只有两个东西：

1、资料管理：没有太过系统的资料管理系统，但是作者提出了建立少量的文件夹：1、客户 2、产品 3、团队

4、管理 5、个人。以此五个文件夹作为根目录以方便查阅和分放。这个已经记录进我的相关思维导图，关于资料管理方面没有太多系统的思想，暂时不想探讨，还处于搜集资料的阶段。

2、文章简洁化：这里提出了跟多使用小标题、给整篇文章分成小结，并通过标题简短说明内容的方法。这是我很喜欢的一种方式，因为我现在的一个主要任务就是将自己的文章以更简洁的方式和语言表达出来。值得借鉴！

这本是大前研一写的关于休闲娱乐的一本书，不能不说休闲娱乐是我们生活的重要部分，但是却是我们一直忽略的部分，作者在其中提出了一个我很认同的思想：多次浅尝辄止，不如少量玩好。整本书非常轻松，很多关于玩的观点值得借鉴，不过对时间管理框架性思考意义不大，我也很简单的用了一个小时就读完了…… 建议有空翻翻。

《如何有效掌控你的学习时间》这本书是给学生看的一本书，当时在网上买的，没有翻看，对我基本没有什么用处，对学生来说还好吧。

基本上，有关时间管理的关键点都涉及到了，不过我是再用GTD，所以这本书对我意义不是很大，但是对于这种厚度，尤其是对不希望做GTD的朋友来说，这本书是不错的一本！

这本不能算作时间管理的书籍，更多涉及的是生活应该包括什么。而且1908年写的一本关于时间管理的书籍也实在不能对我有太大的帮助。

现在好像比较流行用各种各样的动物来说事儿，这本书只能说一般，价值不是很大。

日志正文

核心是3P：Priority优先要务；Propriety合宜（与正确的人做正确的事，得到正确的结果）；Commitment

执着（专注重要事务，每天做到日事日清，持之以恒）。作为时间管理的书籍，内容还算可以，不过和我看过的其他时间管理书籍相比没有太多的新意。

还有两本书没有弄到，一个是《精力管理》，一个是《关键点》，当然还有《要事第一》回头祥读，不过也要等我实施GTD一段时间以后了。其他的看了两本 麦肯锡工作方法的书，主要是在GTD中重要性划分、80/20法则还有一些疑问没有弄得非常清楚，加上对做事方法上一直有兴趣研究，不过这个是下一个专题要做的工作了，暂时不想讨论太多，发现最近对方法这方面的话题很感兴趣，说不定下一个系列就写这方面的了，不过目前还是先把“谈读书系列”完成，书已经读过十几本了，不过大多比较重复，系统化的东西目前还