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Word/WPS 利用邮件合并批量生成文档

  • WPS 版
    • 1. 先找到功能所在位置
    • 2. 准备用于批量生成的数据
    • 3. 插入数据批量生成文档
    • 4. 批量生成文档
    • 插入Next 域
  • Word 版
    • 第1步，选择文档类型
    • 第2步，选择模板文档
    • 第3步，选择我们准备好的excel表，然后下一步。
    • 第4步，手动插入字段
    • 第5步，生成
  • 参考资料

WPS 版

准备一个模板文档、一组数据。通过邮件合并功能，将每行数据填入模板文档指定位置，最终将生成一个文档。

1. 先找到功能所在位置

先打开我们想要生成N多份的文档（当作模板），再：引用 》 邮件 》（出现新标签）邮件合并

2. 准备用于批量生成的数据

2.1 先在excel表中准备好以下数据

姓名职务性别
张三官兵男
李四镖头男
王八镖师男
麻子劫匪男

3. 插入数据批量生成文档

3.1 邮件合并 》打开数据库 》找到上面准备好的excel （如果xlsx数据无法正常打开，可以换成xls试试）
如果数据加载成功，则右边的按钮变为可用：

3.2 插入数据占位符（域）

  1. 光标放在指定位置（比如姓名），点击插入合并域，打开插入域窗口。
  2. 切换到数据库域，在域列表中可以看到：姓名、职务、性别（与excel表格中的表头一一对应）
  3. 选择姓名字段，点击插入。
  4. 重复第一步，完成职务、性别的设置 。

3.3 查看效果

  1. 点击激活查看合并数据，此时我们可以看到这前插入的占位符已经变成真实数据了。
  2. 通过后面的上一条、下一条等导航按钮可以浏览每条数据的效果。

4. 批量生成文档

  1. 点击合并到新文档，选全部，也就是上面的4条数据，全都生成在同一个新文档中(多页)，自己选择个目录保存一下就好了。
  2. 如果希望每条数据单独生成文档，就使用合并到不同新文档设置非常简单，系统也带了帮助视频的链接，就不多废话了。

插入Next 域

上面的方法，因为我们的模板内容，正好一页，所以有4条数据，新文档就有4页。
但有时，我们的模板内容，并不满一页，只有几行，比如工次条我们肯定希望一页中放满N个工资条后，再换下一页。

以工资条为例：
比如我们通过观察判断一页可以放5份，那么模板中就把5个工资条都放好。在插入域时。
第一个使用插入合并域。
后面的三个先插入Next域再插入合并域。
插入完成的域效果如下：

  1. «姓名»
  2. «Next Record»«姓名»
  3. «Next Record»«姓名»
  4. «Next Record»«姓名»

Word 版

打开邮箱合并功能

第1步，选择文档类型

第2步，选择模板文档

第3步，选择我们准备好的excel表，然后下一步。

第4步，手动插入字段

第5步，生成

参考资料

WPS：强大的批量制作工具
WPS：常见邮件合并应用技巧

本文标签： 批量 邮件 文档 Word WPS

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